Avis de recrutement : Administrative Assistant

Temps complet
A negocier
LocalisationLocalisation :yaounde-region-centre-cameroun Date de publication sur minajobs EmploisDate de publication :14/03/2019   Catégorie : Temps complet Salaire : A negocier
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JOB ADVERT: Administrative Assistant - (1901073)

  • Grade: G6
  • Contractual Arrangement: Fixed-term appointment
  • Contract duration: 2 years
  • Primary Location: Cameroon-Yaounde
  • Closing Date: Mar 20, 2019, 11:59:00 PM
  • Organization: AF_CMR Cameroon
  • Schedule: Full-time

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

  • Fournir un appui administratif à l'unité Urgence du bureau de la représentation au Cameroun dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de l'OMS.

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision directe du point focal des Urgences, le titulaire du poste exécute les tâches suivantes:

  • Effectuer le point mensuel des Awards pour suivre le niveau d'exécution budgétaire ; 
  • Effectuer le suivi régulier et rigoureux des lignes budgétaires du Programme WHE; 
  • Faciliter la mise en œuvre des activités du Programme WHE et en assurer le suivi avec des rapports mensuels; 
  • Conseiller et assister les fonctionnaires, experts et consultants du Programme WHE, sur toutes les questions administratives et financieres (indemnités, paiement & remboursement des frais de voyage) ;
  • Planifier des réunions du Programme conformement aux calendriers et besoins; préparer les procès-verbaux et le suivi des points d'action pour assurer une réponse à temps aux demandes du Programme ; 
  • Gérer les réunions, seminaires, ateliers, y inclus leur préparation (documents de référence et d'informations) et les plans d'évènements en GSM / Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; 
  • Assurer un suivi régulier et efficace des activités du Programme WHE en liaison avec l'Administration du bureau pays ; 
  • Assurer le suivi des demandes de biens et services, y compris les exigences de réception, de paiement et de l'inventaire ; 
  • Preparer les réunions internes de meme que les ateliers organisés par le Programme de gestion des situations d'urgence sanitaire ;
  • Rediger, de sa propre initiative ou sur base d'instructions, les correspondances administratives et financières courantes liées aux transactions financières et budgétaires du Programme WHE ; 
  • S'assurer que les dates cibles et les échéances sont respectées, et que la correspondance et les requêtes sont répondues en temps opportun ;
  • Créer et/ou maintenir des systemes de classement en collaboration étroite avec les autres membres du personnel d'appui ; 
  • Etablir des rapports périodiques ou speciaux sur le budget et les contributions du Programme ;
  • Utiliser GSM / Oracle, pour établir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l'OMS ; 

Accomplir toutes autres tâches requises dans le cadre de ses compétences ou assignées par la hierarchie.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

  • Essential: Avoir un niveau d'études secondaires en administration générale avec une formation pratique axée en gestion administrative.
  • Desirable: Une formation en comptabilité ou en gestion financiere est un atout. La connaissance des systemes comptables et financiers de l'OMS ou d'une agence des Nations Unies est un avantage

Experience

  • Essential: 8 ans d'expérience dans l'appui à la gestion administratif.
  • Desirable: Expérience dans des postes d'appui financier ou administratif au sein du Systeme des Nations Unies est un atout.

Skills

  • Aptitude à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des activités de plusieurs sources, à exprimer ses idées clairement et avec précision, oralement et par écrit; à concevoir et exécuter des travaux avec peu de supervision, à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec des gens de differentes nationalités et cultures ;
  • Avoir des compétences en informatique et du Systeme Global de Gestion (GSM);
  • Avoir une bonne connaissance des règles, règlement, procédures et pratique de l'OMS ainsi qu'une bonne capacité éprouvée à rediger et éditer les notes/correspondances;
  • Etre capable de maintenir les connaissances sur les changements dans les procédures operationnelles.

WHO Competencies

  • Teamwork
  • Respecting and promoting individual and cultural differences
  • Communication
  • Producing results

Use of Language Skills

  • Essential: Expert knowledge of English. Intermediate knowledge of French.
  • Desirable: The above language requirements are interchangeable.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 11,458,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.
  • WHO is committed to workforce diversity.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

HOW TO APPLY?

All interested candidates are invited to apply online through the following link: Administrative Assistant

| (c) http://minajobs.net
Postuler en ligne : https://careers.who.int/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=1901073&tz=GMT%2B01%3A00

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