VACANCE DE POSTE

Titre:                                  Assistant Admin Programme 

Nombre de Poste:            01

Lieu:                                  Ebolowa - Sud

Reporte à:                        Operations Officer / SDM Cluster 1

Dateline :                          22 Novembre 2023

Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation est un leader mondial de la lutte contre le VIH et le sida chez les enfants. Elle opère dans 19 pays et plus de 5 500 sites dans le monde pour prévenir la transmission verticale du VIH aux enfants et aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au succès du travail de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un effectif mondial de plus de 1,000 personnes dont neuf sur 10 travaillent sur le terrain - la Fondation a pour mission globale de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH ; faire progresser la recherche innovante ; et mener des activités de plaidoyer mondiales stratégiques et ciblées pour apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles dans le monde entier. Pour plus d'amples informations, vous pouvez visiter notre site internet: www.pedaids.org 

Grâce au financement du CDC / PEPFAR Cameroun pour le projet Atteindre95, EGPAF aide le Ministère de la Santé Publique et le Gouvernement du Cameroun à s'assurer que 95% des personnes vivant avec le VIH connaissent leur statut, 95% sont mises sous traitement antirétroviral, et 95% voient leur charge virale supprimée. EGPAF bénéficie également du soutien d'autres donateurs tels qu'Unitaid pour la mise en œuvre d'approches innovantes en matière de diagnostic précoce du VIH chez les nourrissons et pour catalyser les services de lutte contre la tuberculose pédiatrique.

La Fondation Elizabeth Glaser Pediatric AIDS recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) de programme pour fournir une assistance administrative aux équipes techniques de district d'EGPAF Cameroun dans les domaines de la coordination des achats, de la coordination administrative/financière, de la logistique, de la coordination des stocks sur le terrain ainsi que de la liaison entre les équipes techniques et opérationnelles pour la coordination des opérations quotidiennes, la facilitation de la planification et de l'exécution en temps voulu des tâches mutuelles.

L'assistant administratif de programme doit faire preuve de polyvalence en travaillant en étroite collaboration avec les unités des ressources humaines, des achats, des finances et de la logistique.

Principales Responsabilités

Support et coordination aux achats

• Collecte hebdomadaire des formulaires de demande d’approvisionnement auprès des responsables de site dans le district sous sa charge
• Consolidation de tous les formulaires de demande d'achat du site en un formulaire principal et le soumet au directeur du projet pour approbation, en assure le suivi et le soumet au service des achats ;
• Tient un journal des PRF principaux soumis par district et fournit des mises à jour hebdomadaires aux responsables de site, aux AT et à l'ELT du Cameroun sur l'état des achats.
• Fournit la liste de distribution au responsable des stocks et vérifie que les fournitures / produits ont été distribués et reçus sur les sites conformément aux spécifications du PRF.

Support et coordination finance

• Recueille les demandes d’avances approuvées des personnels du district sous sa charge
• Confirme que les activités figurant dans les demandes d’avances figurent dans le budget / workplan validé du projet et les soumet pour financement.
• S'assure que les finances traitent les demandes d’avances dans le respect des délais et fournit des mises à jour hebdomadaires aux équipes de district sous sa charge.
• Collabore avec l’équipe des finances et les équipes de district pour la soumission des pièces justificatives des paiements mobile.
• Lorsqu’autorisé, peut effectuer des paiements en espèces directement aux participants, par exemple pour les groupes de soutien pour adolescents en coordination avec les responsables du site et l'équipe des finances
• Collabore avec l'équipe des finances pour fournir les rapports de demandes d’avances qui sont en attente aux responsables de district, et acheminer toutes les avances en attente de plus de 30 jours au directeur de projet et au directeur de pays.
• Soutenir et assurer la liaison avec l'équipe des finances pour veiller à ce que toutes les fiches de présences des équipes de district sous sa charge sont soumises à temps.

Autre support admin et coordination

• Coordonne la logistique pour les ateliers, séminaires et formations pour les districts sous sa charge
• Rediger les comptes rendus de réunion en cas de besoin
• Organiser les voyages
• Soumettre et faire le rapprochement des notes de frais
• Maintenir un système d'archivage manuel et informatisé
• Mettre en œuvre des tâches de bureau et des processus administratifs

Qualifications requises

• Formation :  Au moins un Brevet de Technicien supérieur en administration /gestion de bureau, en secrétariat ou dans d'autres domaines connexes.
• Expérience :  Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire. Une expérience dans des ONG locales et/ou internationales est un atout.
• Langue :  La maîtrise du français est une exigence essentielle du poste, et une connaissance pratique de l'anglais est un atout.

Compétences requises

• Bonnes aptitudes à la communication ;
• Bonne capacité d'organisation et de planification ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
• Flexibilité et sens aigu de la confidentialité ;
• Être créatif et avoir le sens du service
• Bonne maîtrise du Pack Microsoft Office

LES DÉPÔTS DE CANDIDATURES SE FONT UNIQUEMENT SUR LE SITE WEB : https://phe.tbe.taleo.net/phe02/ats/careers/v2/searchResults?org=PEDAIDS&cws=41

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VACANCY ANNOUNCEMENT

Title:                                  Program Admin Assistant

Number of Positions:       01

Location:                         Ebolowa - South

Reports to:                      Operations Officer / SDM Cluster 1

Applications Due :          November 22, 2023

Elizabeth  Glaser Pediatric Aids Foundation is a global leader in the fight against HIV and AIDS in children. It operates in 19 countries and more than 5,500 sites worldwide to prevent vertical transmission of HIV to children and to help those already infected. Today, thanks to the successful work of the Foundation and its partners, pediatric AIDS has been virtually eliminated in the United States. With a global workforce of more than 1,000 people - nine out of 10 of whom work in the field - the Foundation's global mission is to implement HIV prevention, care, and treatment programs; advance innovative research; and conduct strategic and focused global advocacy to bring dramatic change to the lives of millions of women, children and families around the world. For more information, visit our website:  www.pedaids.org.

With funding from CDC / PEPFAR Cameroon for the Reach95 project, EGPAF  is assisting the Ministry of Public Health and the Government of Cameroon to ensure that 95% of people living with HIV know their status, 95% are put on antiretroviral treatment, and 95% have their viral load suppressed. EGPAF also benefits from the support of other donors such as Unitaid for the implementation of innovative approaches to the early diagnosis of HIV in infants and to catalyze pediatric tuberculosis control services.

The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is seeking a Program Admin Assistant to provide administrative assistance to EGPAF Cameroon's district technical teams in the areas of procurement coordination, administrative/financial coordination, logistics, field stock coordination as well as liaison between technical and operational teams for the coordination of daily operations, facilitating the planning and timely execution of mutual tasks.

The Program Admin Assistant shall demonstrate versatility by working in close collaboration with Human Resource, Procurement, Finance and Logistics Units.

Main Responsabilities

Procurement Support & Coordination

• Collects approved procurement request forms (PRF) from site leads in the designated supported district on a weekly basis
• Consolidates each of the site PRFs into a master PRF and submits to the project director for approval, follows up on approval and submits to the procurement department
• Maintains a log of all master PRFs submitted per district, and provides weekly updates to the site leads, TAs, and Cameroon ELT on the status of the procurements
• Provides the distribution list to the inventory officer and verifies that supplies/commodities have been distributed and received in the sites as per the PRF specifications

 Finance Support & Coordination

• Assist in preparing cash advance requests from the supported district staff and site level
• Prepare budgets for workshops, seminars and trainings in accordance with the project work plan and budget.
• Ensures cash advance requests are processed on a timely basis
•      Works with finance team and district teams to provide the supporting documents for mobile money payments
•      When approved, can make payments via cash directly to participants e.g. for adolescent support groups in coordination with the site leads and finance team.
•      Liaises with finance team to provide outstanding advances reports to the district leads and escalates any advances outstanding more than 30 days to the project director and country director
•      Supports and liaises with finance team to ensure that all timesheets for supported district teams are submitted on a timely basis 

Admin Support & Coordination

•      Coordinates the logistics for workshops, seminars and trainings for supported districts
•      Documenting meeting minutes from time to time
•      Book travel arrangement
•      Submit and reconcile expense reports
•      Maintain computer and manual filing systems
•      Implement clerical duties and administrative processes

Required Qualifications

• Training:  At least a High National Diploma in Administration/Office Management, Secretarial Studies or other related fields
• Experience:  At least 02 years of experience in a similar position. Experience in local and/or international NGOs is an asset.
• Language:  Fluency in French is a core requirement of the job, and working knowledge of English is an advantage

Required Skills

• Good communication skills;
• Good organizational & planning skills;
•  Ability to work with minimal supervision;
•  Flexibility & strong sense of confidentiality;
• Be creative and have a sense of service
• Good command of the Pack Microsoft Office