Avis de recrutement : Responsable Finance et Administration

Temps complet
A negocier
LocalisationLocalisation :yaounde-region-centre-cameroun Date de publication sur minajobs EmploisDate de publication :22/09/2022   Catégorie : Temps complet Salaire : A negocier
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Intitulé de poste    Responsable Finance et Administration, Conseil Danois pour les Réfugiés


Supervisé par        HoSS
Manager    HoSS
Lieu d’affectation    Yaoundé - Cameroun
Désignation du lieu d’affectation    Yaoundé - Cameroun
Zone d’intervention opérationelle    Pays
Durée du contrat    12 mois
Date de prise de poste souhaitée    01/11/2022
Type de contrat (Expat/National/Trainee)    National
Conditions salariales    Management F - Niveau 1

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.


1.    CONTEXTE

DRC est présent au Cameroun depuis 2017 et intervient dans les régions de l’Adamaoua, de l’Est et du Sud-Ouest. La stratégie programmatique pour l’année 2020 est axée autour des trois secteurs suivants : protection, relance économique et moyens d'existence, et réponse d'urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations.


2.    OBJET

Le/La Responsable Finance, RH et Administration sera basé(e) à Yaoundé (bureau de coordination). Il/Elle travaillera sous la supervision du Responsable des Services Support.

Il/Elle sera responsable des missions suivantes :
•    Assurer la supervision générale des département finance et RH ;
•    S’assurer que les procédures comptables, finances et RH de DRC sont connues et appliquées par l’ensemble des salariés ;
•    Mettre à jour les procédures comptables, finances et RH en fonction de l’évolution du contexte légal au Cameroun et en fonction des directives de DRC (pays, bureau régional et siège) ;
•    Contribuer à l'élaboration de stratégies, qui se traduisent par des plans d'action individuels et par département ;
•    Renforcer les capacités des employés sur les procédures de DRC et le fonctionnement des départements finance et RH.





3.    RESPONSABILITÉS

Les responsabilités non exhaustives pour ce poste sont les suivantes :

a.    Finance et Administration
Comptabilité
•    Garantir que l’ensemble des transactions comptables respectent les procédures DRC et sont conformes avec les règles bailleurs ;
•    Saisir dans l’ERP les allocations financières des employés DRC et des écritures envoyées par le siège (intercompany) ;
•    Être garant de la clôture mensuelle de la comptabilité de DRC au Cameroun et du respect des échéances ;
•    S'assurer que les réconciliations mensuelles des caisses et des comptes bancaires (Yaoundé et les bases) sont exactes (procéder à des contrôles aléatoires réguliers) ;
•    S’assurer que l’ensemble de la documentation comptable respecte les exigences de DRC et s’assurer de la qualité de l’archivage des pièces comptables (physique et numérique) ;
•    Former et accompagner les équipes comptables et financières de DRC au Cameroun pour garantir un niveau d’excellence de la comptabilité ;
•    Garantir que les paiements soient réalisés dans les temps et en respectant les procédures de validation interne.
Banque
•    Anticiper les besoins de trésorerie afin d’avoir systématiquement les fonds nécessaires pour la mise en œuvre des activités à Yaoundé et sur les bases ;
•    Superviser, en lien avec les chefs d’équipes finance des bases, la demande bimensuelle de trésorerie ;
•    Maintenir à jour les délégations de pouvoir pour les banques de DRC au Cameroun ;
•    Communiquer tout risque potentiel de problèmes de trésorerie au Responsable des Services Support et/ou au Directeur ;
•    Assurer une interaction transparente et efficace avec les banques et autres institutions financière.

Finance
•    Maintenir à jour le master budget dans l’ERP et garantir l’exactitude des données financières ;
•    Préparer et partager mensuellement le suivi budgétaire ;
•    Former et accompagner les responsables budgétaires, des responsables de zones et des chefs d’équipe finance pour qu’ils aient une utilisation optimale du suivi budgétaire mensuel ;
•    Préparer les rapports financiers intermédiaires en respectant les échéances ;
•    Contribuer aux orientations financières de DRC au Cameroun ;
•    S’assurer de la mise en conformité des procédures financières de DRC au Cameroun avec les politiques DRC et les règles bailleurs ;
•    Superviser les audits internes et externes et garantir l’application des mesures correctives liés aux standards DRC pour les services supports ;
•    Communiquer au Responsable des Services Support et/ou au Directeur toute information financière qui pourrait avoir un impact sur la mise en œuvre des activités et/ou l’organisation.

Partenariat
•    Participer au processus de vetting des potentiels partenaires ;
•    Former et accompagner les équipes comptables et financières dans la gestion des accords de partenariats ;
•    Participer activement au développement et la finalisation des budgets partenaires et des accords de partenariat ;
•    S’assurer que les plannings de réception des rapports financiers des partenaires et des demandes de paiements sont respectés ;
•    Lors de visites terrain, vérifier la qualité des rapports financiers et des pièces justificatives fournies par les partenaires.   


Administration
•    S'assurer que tous les accords, permis et licences nécessaires aux opérations de DRC sont en place et mis à jour conformément aux règles et réglementations locales ;
•    Garantir le renouvellement des visas pour le personnel expatrié de l’organisation ;

Contrôle interne
•    Effectuer lors des visites terrains des contrôles inopinés du coffre, des caisses et des pièces comptables (inclus les pièces archivées) – rapporter toute opération suspicieuse au Responsable des Services Support et/ou au Directeur ;
•    Faire des vérifications in-situ afin de s’assurer que les procédures comptables et financières sont strictement appliquées pour l’ensemble de la mission DRC Cameroun.

b.    Ressources humaines
•    Être garant que les informations de l’ensemble des employés de DRC au Cameroun enregistrées dans l’ERP (DYNAMICS) sont correctes et a jour (inclus les informations liées au salaires et bénéfices) ;
•    Participer au développement de de la stratégie RH de DRC Cameroun ;
•    Développer et mettre à jour les procédures RH et accompagner leurs mises en œuvre sur la mission pour assurer une gestion efficace, équitable et cohérente des employés de DRC au Cameroun ;
•    S'assurer que les politiques et procédures de DRC au Cameroun sont complètes, à jour et conformes à la législation du Cameroun ;
•    Communiquer au Responsable des Services Support tout changement de la législation nationale qui pourrait avoir un impact sur l’organisation ;
•    Travailler en étroite collaboration avec les responsables des différents départements, en leur proposant régulièrement des formations et un soutien sur l'ensemble des activités RH ;
•    Garantir que l’ensemble des politiques et procédures RH est disponible pour l’ensemble du personnel ;
•    Maintenir à jour la documentation RH sur le SharePoint DRC Cameroun (politiques RH, dossier personnel, etc.) ;
•    Maintenir à jour un tableau de suivi des recrutements ;
•    Superviser la préparation de la paie mensuelle ainsi que le paiement des salaires, des impôts et taxes (inclus CNPS) ;
•    Superviser la gestion des congés du personnel national (congés payés, congé maternité, congé maladie, congé sans solde, solde de congé, absence injustifiée, etc.)
•    Superviser la procédure d'évaluation annuelle des employés et s'assurer que l’ensemble des employés DRC au Cameroun effectue au moins une fois par an une évaluation de la performance ;
•    S'assurer que les procédures disciplinaires sont bien appliquées et apporter un soutien aux managers dans le traitement des mesures disciplinaires,

c.    Management des équipes/Représentation
•    Réaliser le recrutement des staffs placés directement sous sa responsabilité ou sous sa supervision technique, et rédiger les fiches de postes ;
•    Garantir que tout le personnel du département finance connaisse et respecte l’ensemble des politiques et des procédures de DRC au Cameroun ;
•    S'assurer que le travail au sein de l’équipe Finance soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de DRC de la manière la plus efficace possible ;
•    Superviser et donner des conseils (formation et coaching) aux membres de l'équipe comptable et financière de DRC au Cameroun ;
•    Organiser une réunion annuelle pour revoir les procédures, définir la stratégie du département finance pour l'année (plan d'actions et objectifs du département, besoins en formation, etc,)
•    Gérer le suivi du contrat de travail des membres de l'équipe finance (congés, évaluation, Plan d’Action Individuel, objectifs, etc.), si nécessaire, co-valider les procédures disciplinaires Responsable des Services Support et/ou au Directeur ,

d.    Coordination
•    Participer aux réunions trimestrielles de planification et de revue des activités ;
•    Organiser des réunions hebdomadaires avec les chefs d’équipes finance et partager les minutes avec le Responsable des Services Support ;
•    Être en relation avec les autres départements (opérations, logistiques, ressources humaines, etc.) dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.
•    Travailler en réseau avec d'autres ONG sur des sujets liés aux finances et à l'administration et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées ;

e.    DRC Dynamics Système ERP
•    S'assurer que l’ERP (Dynamics) est utilisé à sa pleine capacité ;
•    Assurer la bonne application des processus RH et financiers de l'ERP ;
•    Appliquer les rapports et les analyses de données du système ERP pour améliorer la performance dans le pays ;
•    Participer activement au développement et au suivi du master budget dans l’ERP.

f.    Ethique et conformité
•    Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
•    Vérifier en permanence l'intégrité et la robustesse des procédures financières, la mauvaise gestion éventuelle et proposer des actions correctives pour minimiser les pertes ;
•    Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
•    Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
•    Effectuer des visites régulières sur le terrain afin d'évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires.

4.    QUALIFICATIONS REQUISES

•    Très bonne maîtrise de l’anglais et du français ;
•    Niveau académique équivalent à un Master universitaire en Finance / RH / Administration des entreprises, ou tout autre discipline similaire dans un domaine pertinent en relation avec les secteurs concernés ;
•    Minimum cinq (5) ans d'expérience dans un domaine pertinent de la gestion financière ;
•    Minimum deux (2) ans d'expérience dans un domaine pertinent de la gestion des Ressources Humaines ;
•    Une expérience minimum de 2 ans dans un rôle de responsable d’équipe ;
•    Excellente connaissance de la préparation des rapports des principaux donateurs internationaux et des règles applicables aux principaux bailleurs ;
•    Solides compétences en comptabilité et en contrôle de gestion ;
•    Expérience de travail avec un système informatique financier ;
•    Excellente maitrise d’Excel.


5.    COMPETENCES ET QUALITES EXIGEES

•    À ce poste, vous devez démontrer les cinq qualités essentielles du DRC, à savoir :
o    Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts ;
o    Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires ;
o    Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes ;
o    Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue ;
o    Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

•    Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
•    Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
•    D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
•    De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
•    Sens de l’éthique exemplaire ;
•    Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour.

6.    RÉGLEMENTS GÉNÉRAUX ET ÉTHIQUE

- L’Employé doit se conformer aux prescriptions de DRC en matière de sûreté, confidentialité et d’éthique, incluant le respect du Code de Conduite et du Cadre de Redevabilité Humanitaire ;
- L’Employé ne doit pas être engagé dans un autre emploi durant son contrat de travail avec DRC sans demande d’autorisation préalable à son manager ;
- L’Employé ne doit s’engager dans aucune activité qui ne porte préjudice à DRC ou à l’implémentation de ses projets durant son contrat de travail avec DRC ;
- L’Employé ne doit pas donner d’interviews au media ou partager des contenus liés aux projets sans autorisation préalable ;
- L’Employé doit retourner à DRC tout équipement ou propriété de DRC à la fin de son contrat.

DETAILS PRATIQUES

DATE LIMITE DE DEPÔT DES CANDIDATURES :  Dimanche 02 octobre à 17h.

Les dossiers de candidature doivent être déposés sous pli fermé avec la mention « Intitulé du poste » contenant une lettre de motivation, un Curriculum Vitae, les contacts et les adresses électroniques de trois références, dans les bureaux DRC de Yaoundé, Buea, Meiganga sis au quartier Haoussa ou de Djohong en face du Lamidat, de Garoua-Boulai ou transmis par voie électronique à l'adresse suivante : CMR-ADAMAOUA-Recrutement@drc.ngo
Seuls(es) les candidats(es) retenus(es) sur la liste restreinte seront contacté(e)s.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

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