Objectif global :

Sous la supervision fonctionnelle du/de la Coordinateur·trice Financier·e, l’Administrateur·trice est responsable de la bonne gestion financière, comptable et budgétaire de la base ainsi que de la gestion des ressources humaines, des dossiers administratifs et juridiques de la base dans le respect des procédures PUI et bailleurs. Il/Elle travaille sous la supervision hiérarchique du/de la Coordinateur·trice Terrain.

Responsabilités et champs d’actions

1. Gestion financière, budgétaire et comptable : Il/Elle supervise la gestion financière, comptable et budgétaire sur la base et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Financier/e de la mission.
2.  Gestion des ressources humaines : Il/Elle supervise les activités de gestion administrative des ressources humaines sur la base avec l’appui fonctionnel du/ de la Coordinateur/trice RH de la mission ou du/de la Coordinateur/trice Administratif et financier à défaut.
3. Gestion administrative : Il/Elle supervise la gestion administrative sur la base et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Financier/e de la mission.
4. Coordination, Reporting et Représentation : Il/Elle centralise et diffuse l’information au sein de la base pour tout ce qui concerne les domaines financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines et participe au reporting interne et externe dans ces mêmes domaines. Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines de la base.
5. Gestion d’équipe : Il/Elle supervise l’équipe administrative et financière de sa base.

Objectifs spécifiques et activités associée

1-      ASSURER LA BONNE GESTION FINANCIERE, BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE DE LA BASE

-        Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la Coordinateur/trice Financier/e selon le calendrier établi, après validation du/de la Coordinateur/trice Terrain.

-        Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

-        Il/Elle assure de la bonne tenue et de l’archivage des documents comptables et RH (journaux, justificatifs comptables, rapprochement bancaires, inventaires physique, relevés bancaires, dossiers RH, etc.).

-        Il/Elle prépare les pièces Finance et RH à soumettre au/à la Coordinateur/trice Financier/e en vue d’un audit.

-        Avec le/la Coordinateur/trice Financier/e et le/la Coordinateur/trice Terrain, il/elle suit la trésorerie de la base, supervise les paiements et est l’interlocuteur de la banque pour la base.

-        Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.

-        Avec le/la Coordinateur/trice Financier/e et le/la Responsable de base, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base.

-        Il/Elle participe à la rédaction des rapports financiers bailleurs avec l’appui du/de la Coordinateur/trice Finance.

-        Il/Elle élabore les budgets des projets dans le cadre des propositions d’opérations (inc. narratif budgétaire) dans le respect des procédures de chaque bailleur, en coordination avec l’équipe base.

-        Il/Elle appui les Responsables Projets de la base dans la mise à jour de leurs suivis opérationnels.

-        Il/Elle co-anime l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements au/à la Responsable de base et au/à la Coordinateur/trice Financier/e.

-        Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires et le tableau d’affectation des coûts à cette fin.

2-      ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES DE LA BASE

-        Il/Elle est garant des processus de recrutement sur la base (validation des fiches de poste, demandes de recrutement, grille de sélection, etc.).

-        Il/Elle participe à la décision de sanctions disciplinaires ou de fin de contrat de travail en lien avec le/la Coordinateur/trice Terrain.

-        Il/Elle participe à l’intégration de tout nouveau salarié sur la base, procède à leur induction financière et s’assure en particulier que les procédures administratives, RH et financières soient expliquées et comprises.

-        Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.

-        Il/Elle supervise la gestion administrative du personnel national, notamment la gestion contractuelle, du suivi des présences et des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.

-        Il/Elle est garant de la validation de la base de données et des opérations de paie.

-        Il/Elle est garant du calcul et de la déclaration des impôts et taxes et supervise la déclaration et paiements auprès des organismes concernés pour les salariés de sa base.Il/Elle veille aux respect des bonnes conditions de travail des collaborateurs de la base et travaille en collaboration avec les instances légales de représentation et consultation des salariés.

-        Il/Elle suit l’organigramme, le plan de formation des staffs nationaux de la base et propose des formations dans son domaine (aspects Ressources Humaines, Managerment, Finance, etc.) si besoin.

-        Il/Elle participe et veille à la définition et à l’application des politiques RH de PUI (évalue les changements, suivi de l’évolution du coût de la vie…) et en réfère au Coordinateur Administratif et Financier.

3-      ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA BASE     

-        Il/Elle participe à l’élaboration par le/la Coordinateur/trice Administratif et financier des Conventions de partenariat avec les ONG locales dans le cadre des projets. Il/Ele leur apporte un appui et une formation technique sur les outils et procédures financières et contrôle mensuellement leurs rapports financiers.

-        Il/Elle vérifie et valide tous les contrats rédigés sur la base.

-        Il/Elle assure le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance.

4-      PARTICIPER A LA COORDINATION SUR LA BASE, LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION

-        Il/Elle envoie les rapports internes et externes au/à la Coordinateur/trice Terrain, au/à la Coordinateur/trice Financier/e, Coordinateur/trice RH en respectant les délais de validation interne (Base de données RH / Pack RH / Comptabilité / Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie).

-        Il/Elle participe aux réunions de base et de coordination interne dont il/elle est un membre actif.

-        Il/Elle assure une circulation efficace de l’information Finance et Ressources Humaines aux équipes base et à la capitale.

-        En externe, il/elle représente PUI auprès des autorités administratives pour toute question d’ordre RH et Finance (Banque,ACFPE, Inspection du travail…) au niveau de la base.

-        Il/Elle participe à la veille réglementère régionale et reporte à la coordination.

5-      SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES « ADMINS »

-        Il/Elle supervise et organise le travail de l’ensemble de l’équipe Finance et RH, directement ou non.

-        Il/Elle rédige les profils de postes de son équipe, réalise ou délègue les entretiens de recrutement.

-        Il/Elle met en place des plans d’action individuels pour les membres de son équipe, réalise des formations et les évaluations annuelles.

Profil recherché:

Etre titulaire d’un Bacc+3 en gestion financière ou tout autre diplôme équivalent. Formation en Gestion des ressources humaines et/ou  Gestion de projet appréciée(s).

Ø  Expérience Professionnelle : 

-        Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire

-        Expérience Humanitaire 

Ø  Connaissances et compétences obligatoires

-        Gestion comptable

-        Pilotage financier

-        Gestion des Ressources Humaines

-        Gestion d’équipe

-        Connaissances en administration et gestion

-        Français

-        Pack Office (Office 365)

-        SAGA

-        HOMERE

Ø  Connaissances et compétences appréciées

-        Connaissances procédures bailleurs institutionnels (UE, ECHO, BHA, CIAA, agences UN…)

-        Anglais

-        Autres langues locales

Conditions

Ø  Poste basé à Maroua ou Kousseri (région de l’Extrême-Nord)

Ø  Contrat à Durée Déterminée.

Ø  Salaire défini selon la grille salariale PUI.

Ø  Entrée en poste en OCTOBRE 2023.

Ø  Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et/ou résidant seront priorisés.

Ø  Les candidatures féminines sont fortement encouragées.