OFFRE D'EMPLOI : Assistant du Directeur Exécutif - CAMFAIDS Cameroonian Foundation for AIDS

01 Assistant du Directeur Exécutif— Contrat à Durée Déterminée (06 mois) avec option de renouvellement- période d'essai d'un mois — Lieu d'affectation : Yaoundé
Rôle
Sous la supervision du Directeur exécutif et en étroite collaboration avec les autres collaborateurs de la Direction II/EIIe :          
Collabore étroitement avec le Directeur exécutif. Vous secondez le dirigeant pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, vous prenez en charges les tâches organisationnelles pour faciliter l'exercice de la responsabilité des dirigeants.  
Votre mission peut vous amener à seconder plusieurs responsables, voire coordonner une équipe et servir d'interface avec différents services :
Support administratif :
Assurer en amont la préparation et le suivi ges dossiers,
Gérer l'ordre du jour, le planning,
•    Elaborer des comptes rendus,
Gestion de l'agenda complexe du directeur : organisation active et proactive de réunions et rendez-vous
Demandes diverses : demandes (demande de badges visiteurs, boissons pour les réunions,        climatisation/chauffage, préparation des espaces communs)
Gestion documentaire : scan et diffusion de documents / suivi des demandes de coursiers et d'envoi de courriers
 
 
Support à la vie d'équipe :
•    Aide à l'organisation des voyages (création de l'itinéraire et dossiers pour obtention des visas), aide à l'organisation des points d'équipe (mensuels), organisation d'évènements d'équipe (au siège ou hors site) plusieurs fois par an, organisation d'échanges (mensuels)
•    Organisation et commandes de petits-déjeuners/déjeuners/goùters

Vie du département & accompagnement des nouveaux arrivants : intégration des nouveaux membres de l'équipe, planning des congés etc.
Support à des sujets spécifiques
•    Support renforcé auprès de l'équipe de la Direction exécutive
Suivi et gestion des demandes adressées : réalisation de tableaux de suivis, suivi des signatures, diffusion par mail aux équipes concernées
•    Aide à la préparation de tout type de présentations PowerPoint pour les équipes.
Liste non exhaustive, selon votre profil et vos appétences vous pouvez être amené à travailler sur d'autres sujets.
Organiser le bon déroulement des voyages et des déplacements, et des événements de type séminaires, salons professionnels et réunions diverses. Participer de façon actives aux réunions opérationnelles
•    Etre l'interface avec les autres services de l'association
Être amener à gérer la boite mail du Directeur exécutif en son absence Recevoir et dispatcher les appels d'offres
Elaborer les revues d'indicateurs clés et les tableaux de bord opérationnels
 
NB : Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées  
 
Il/Elle doit :
Compétences fonctionnelles
Professionnalisme
Connaissance de a gestion L administrative des problématique des droits de l'homme de santé communautaire et du genre au Cameroun et les méthodes pour les aborder ; être capable de collecter les informations de différentes sources; fierté de son travail et de ses réalisations,' preuve de compétence professionnelle et dè maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, respecter les délais et obtenir des résultats; pour des motifs professionnels plutôt que personnels; montre de persévérance face aux obstacles et aux difficultés; garder son calme dans les situations stressantes. Volonté de réaliser l'objectif de l'équité des sexes et de la protection des minorités en assurant la participation pleine et égale de tous dans tous les aspects du travail.
Communication
Parle et écrit clairement et efficacement ; écouter les autres, interpréter correctement les messages et y répondre de manière appropriée ; poser des questions pour obtenir des éclaircissements et intérêt à avoir

 
une communication bidirectionnelle ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public ;
Aptitude à partager l'information et tenir chacun au courant.
Travail d'équipe
Collaborer avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs de l'organisation ; solliciter les apports en valorisant leurs idées et la compétence de chacun ; Être prêt à apprendre des autres ; placer l'intérêt de l'équipe avant son intérêt personnel ; supporter et des actes conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions peuvent ne pas refléter entièrement sa propre position- ; participer aux réussites de l'équipe     
 
Aptitude à planifier et à organiser     
Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser "les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévOir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Formation Organisationnelle et le Partage des Connaissances
 
Documenter analyser des stratégies novatrices et de nouvelle approches.
Connaissance et Expertise Technique  
Comprendre et appliquer les Principes de l'assistance aux dirigeants.
Posséder une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles en rapport avec le poste et les appliquer systématiquement dans l'accomplissement de ses tâches.
Analyser les prérequis et faire la synthèse des propositions.
S'efforcer à maintenir ses connaissances à jour à travers l'auto-formation et d'autres moyens d'apprentissage.  
 
Démontrer une bonne connaissance des technologies de l'information et l'appliquer dans l'accomplissement de ses missions.
Compétences de base
Démonstration / sauvegarde de l'éthique et de l'intégrité
Démonstration d'une connaissance de base et d'un grand sens du jugement
Développement personnel, prise d'initiative
Agir comme un membre d'équipe et faciliter le travail en équipe
Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l'équipe, communication
effective
Création des synergies à travers le contrôle de soi Gestion des conflits

Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues. La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel.
Information et prise de décision transparente.
Qualifications et expériences requises
Education et expérience professionnelle
Niveau De formation de niveau BAC +2 de type BTS dans le domaine de l'assistanat de direction , communication relations publiques, ou parcours professionnel ayant conduit à une équivalence, vous avez une expérience professionnelle minimum de 01 ans dans le domaine de l'assistanat de direction.
Connaissances informatiques : connaissance de logiciel bureautique (Word, Excel, surtout Powerpoint, etc.), Outlook.
Langues
La maitrise du Français et/ou de l'anglais est exigée.

Dossier de candidature :
Une lettre de motivation adressée au Président du Conseil d’Administration de CAMFAIDS précisant le poste sollicité
Un Curriculum Vitae (CV)
Une photocopie de la CNI (carte nationale d’identité)
Une photocopie du diplôme le plus élevé
Une lettre de garant
Toutes autres pièces pouvant soutenir votre dossier de candidature

Toutes les personnes intéressées sont invitées à déposer leur dossier de candidature complet au secrétariat du centre d'écoute et d'accueil CAMFAIDS sis à Yaoundé-Titi Garage, en face Côte  Ouest Pressing ou au BP: 1956 Yaoundé — CAMEROUN au plus tard le 19 janvier 2024 à 16 heures précises, ou par email à l'adresse : camfaidsetdroitshumains@yahoo.fr.
NB : CAMFAIDS respecte et promeut l'égalité des chances. Nous célébrons et accueillons toutes les singularités et nous engageons à créer un environnement de travail sur et inclusif.
         Les candidatures internes sont encouragées
         Seules les candidatures sélectionnées par le comité de recrutement seront contactées.