Finance & Operations Officer (local hire)

Job Family: Finance

Compensation Band: KK

Contract type: One-year contract with the possibility of extension

JOB DESCRIPTION 

Job Title:                   Finance & Operations Officer 

Project:                      COMPREHENSIVE HIV FREE Project

About FHI 360

FHI 360 is a global development organization with a rigorous, evidence-based approach. Our professional staff includes experts in civil society, peacebuilding, health, nutrition, education, economic development, environment, and research. FHI 360 operates from 60 offices with 4,500 staff in the U.S. and around the world. Our commitment to partnerships at every level and our multidisciplinary approach enable us to have a lasting impact on the individuals, communities, and countries we serve–improving lives for millions. 

The Project

The Comprehensive HIV Free Project is funded by the President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) and the center for Disease Control (CDC). Cameroon Baptist Convention Health Board (CBCHB) implements the HIV-Free project in 3 regions of the Republic of Cameroon: West Region, North West Region and South West Region. CBCHB currently supports 79 DSD sites across the 3 regions. FHI 360 as a sub-recipient to CBCHB, is using its technical, strategic information and capacity building expertise to provide tailored above-site technical assistance (TA) to the CBCHB-led project to meet the following five objectives:

1. Improve case identification

2. Strengthen linkage to and initiation of ART

3. Facilitate use of effective regimens

4. Enhance adherence and retention

5. Strengthen the health system

 Job Summary:

The Finance & Operations Officer supports project finance and operations activities. S/he performs accounting functions and conducts the theory and practice of recording, classifying, examining, and analyzing data and records of financial transactions. S/he supports the review and consolidation of Country Office financials monthly.

The Finance & Operations Officer processes and records journal entries, cash receipts/field cash management and wire payments.

Responds to inquiries and assist in trainings. Maintains general ledger accounts and supporting sub-ledgers and produces various accounting reports. S/he will provide support and assistance to the technical team on project finance and operations, will coordinate with the FHI 360 Country Office and HQ to provide financial and operational support including procurement. 

S/he will be responsible for operational and finance duties associated with travel and activity planning including logistics and procurement arrangements as well as facilitating financial document management of the project.

Participates in various accounting projects including external or internal audits, system upgrades, changes to accounting processes or procedures and other projects as assigned.

The position is based in Bafoussam, Cameroon and reports directly to the Project Director.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Operational duties:

• Assist with the planning, logistics, and management of meeting, workshops, and trainings.
• Responsible for coordinating travel authorization (TA) and travel expenses report (TER) of staff and coordinate with finance staff to ensure timely submission of the TAs and TERs. Make staff travel arrangements e.g., hotel booking, ticketing, travel insurance, etc.
• Serve as point of contact for all logistical and finance needs for the project.
• Develop, maintain, and update an accurate inventory list of project property.
• Manage the procurement process and inventory of office supplies, computer peripherals, software, furniture, publications, subscriptions, and equipment in accordance with FHI 360 and PEPFAR regulations. Work with Regional office and US office to request appropriate approvals for all procurements.
• Conduct annual inventory review and prepare annual inventory report for submission to the Project Director and or DAF.
• Support project closing process as needed.

Financial Duties

• Maintain, and update the filing system to include financial reports submitted to the FHI 360 office and headquarters (WAMERO and US based)
• Maintain and record HIV Free project expenditures, including verification of invoices and supporting documents prior to making payment and filing.
• Prepare the monthly financial reports for submission to the finance team and ensure proper receipts and backup documentation are in place.
• Review project financials report for month end closings, including but not limited to, bank and petty cash accounts reconciliations, travel reconciliations, and travel advance.
• Maintain financial filing system in accordance with FHI 360 policies.
• Work with Country HIV Free team to support development of program budget according to the country’s requirement.
• Work with country team to update the budget forecast based on previous month actuals and any updated WP.
• Work with Finance and in-country finance to adjust expenses if needed.
• Run monthly expense and review against budget.
• Update reforecast on the Forecast workbook on SharePoint.
• Recommend appropriate purchasing approaches and strategies to reduce cost where applicable.
• Prepare project invoice-SFR for the client.
• Perform other duties and support other projects as assigned.

QUALIFICATIONS

Requirements:

• Bachelor’s degree or its international equivalent in Finance, Accounting, or other relevant qualification.
• Minimum of 5 to 8 years of experience in a similar business field
• Detail-oriented
• Strong organizational skills
• Basic computer skills, with strong ability to use Microsoft applications, especially MS Excel, and other applications such as SharePoint.
• Strong written and verbal communication skills including in English and French

• Must have experience with U.S. government rules and regulations and experience working in an international NGO environment.
• Ability to manage and complete numerous tasks with a high degree of organization and limited resources.
• Experience of proactively identifying risk, addressing issues, and appropriately communicating these to the project staff and country office as needed.
• Able to work independently and on a team.
• Ability to meet deadlines with strong attention to consistency, detail, and quality.
• Ability to travel within country if needed.
• Authorization to work in Cameroon.

This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

How to Apply

Candidates must submit their application, including CV, and cover letter, via email to Cameroon.HIVFreeProject.Procurement@fhi360.org  by September 29^th, 2023, 5:00 p.m. Cameroon time.

Email subject line must include “Finance & Operations Officer-HIV Free.” We appreciate all interest in this position, but only shortlisted candidates will be contacted.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer. FHI 360 is an equal employment and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, disability, veteran status, genetic information or any other status or characteristic protected under applicable law. 

French version

Responsable des finances et des opérations (recrutement local)

Famille d'emploi : Finance

Tranche de rémunération : KK

Contrat : Contrat d'un an avec possibilité d'extension.

DESCRIPTION DU POSTE

Titre du poste : Responsable des finances et des opérations

Projet : Projet COMPREHENSIVE HIV FREE

A propos de FHI 360

FHI 360 est une organisation de développement mondial dont l'approche est rigoureuse et fondée sur des données probantes. Notre personnel professionnel comprend des experts de la société civile, de la consolidation de la paix, de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de 60 bureaux et emploie 4 500 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons, améliorant ainsi la vie de millions de personnes.

Le projet

Le Comprehensive HIV Free Project est financé par le President's Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) et le Center for Disease Control (CDC). Le Cameroon Baptist Convention Health Board (CBCHB) met en œuvre le projet HIV-Free dans trois régions de la République du Cameroun : Région de l'Ouest, Région du Nord-Ouest et Région du Sud-Ouest. Le CBCHB soutient actuellement 79 sites DSD dans les 3 régions. FHI 360, en tant que sous-récipiendaire du CBCHB, utilise son expertise en matière d'information technique et stratégique et de renforcement des capacités pour fournir une assistance technique (AT) adaptée au projet mené par le CBCHB afin d'atteindre les cinq objectifs suivants :

1. Améliorer l'identification des cas

2. Renforcer le lien avec le traitement antirétroviral et l'initiation de celui-ci

3. Faciliter l'utilisation de schémas thérapeutiques efficaces

4. Améliorer l'adhésion et la rétention

5. Renforcer le système de santé

Résumé du poste :

Le responsable des finances et des opérations soutient les activités financières et opérationnelles du projet. Il/elle remplit des fonctions comptables et applique la théorie et la pratique de l'enregistrement, de la classification, de l'examen et de l'analyse des données et des enregistrements des transactions financières. Il participe à l'examen et à la consolidation des états financiers du bureau national sur une base mensuelle.

Le responsable des finances et des opérations traite et enregistre les écritures de journal, les encaissements, la gestion de la trésorerie sur le terrain et les virements électroniques.

Il répond aux demandes de renseignements et participe aux formations. Il tient à jour les comptes du grand livre et les livres auxiliaires correspondants et produit divers rapports comptables. Il/elle fournira un soutien et une assistance à l'équipe technique sur les finances et les opérations du projet, coordonnera avec le bureau national de FHI 360 et le siège pour fournir un soutien financier et opérationnel, y compris l'approvisionnement. 

Il/elle sera responsable des tâches opérationnelles et financières associées à la planification des voyages et des activités, y compris les dispositions logistiques et d'approvisionnement, ainsi que la facilitation de la gestion des documents financiers du projet.

Il participe à divers projets comptables, notamment des audits externes ou internes, des mises à niveau de systèmes, des changements de processus ou de procédures comptables et d'autres projets qui lui sont confiés.

Le poste est basé à Bafoussam, au Cameroun, et dépend directement du directeur du projet, avec une ligne pointillée vers le DAF qui est basé à Maroua.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Fonctions opérationnelles :

·       Aider à la planification, à la logistique et à la gestion des réunions, des ateliers et des formations.

·       Il est responsable de la coordination des autorisations de voyage (TA) et des rapports sur les frais de voyage (TER) du personnel et assure la coordination avec le personnel des finances pour garantir la soumission des TA et des TER dans les délais impartis. Organiser les déplacements du personnel (réservation d'hôtel, billetterie, assurance voyage, etc.

·       Servir de point de contact pour tous les besoins logistiques et financiers du projet.

·       Élaborer, maintenir et mettre à jour une liste d'inventaire précise des biens du projet.

·       Gérer le processus d'approvisionnement et l'inventaire des fournitures de bureau, des périphériques informatiques, des logiciels, du mobilier, des publications, des abonnements et de l'équipement conformément aux réglementations de FHI 360 et du PEPFAR. Travailler avec le bureau régional et le bureau américain pour demander les approbations appropriées pour tous les achats.

·       Effectuer un examen annuel de l'inventaire et préparer un rapport d'inventaire annuel à soumettre au directeur de projet et/ou au DAF.

·       Soutenir le processus de clôture du projet si nécessaire.

Tâches financières

·       Maintenir et mettre à jour le système de classement pour inclure les rapports financiers soumis au bureau de FHI 360 et au siège (WAMERO et basé aux Etats-Unis).

·       Maintenir et enregistrer les dépenses du projet HIV Free, y compris la vérification des factures et des documents justificatifs avant de procéder au paiement et à l'archivage.

·       Préparer les rapports financiers mensuels pour les soumettre à l'équipe financière et s'assurer que les reçus appropriés et les documents de sauvegarde sont en place.

·       Examiner les rapports financiers du projet pour les clôtures de fin de mois, y compris, mais sans s'y limiter, les rapprochements bancaires et les comptes de petite caisse, les rapprochements de voyage et les avances de voyage.

·       Maintenir le système d'archivage financier conformément aux politiques de FHI 360.

·       Travailler avec l'équipe VIH libre du pays pour soutenir le développement du budget du programme conformément aux exigences du pays.

·       Travailler avec l'équipe nationale pour mettre à jour les prévisions budgétaires sur la base des chiffres réels du mois précédent et de tout WP mis à jour.

·       Travailler avec le service financier et le service financier du pays pour ajuster les dépenses si nécessaire.

·       Exécuter les dépenses mensuelles et les comparer au budget.

·       Mettre à jour le reforecast dans le classeur Forecast sur SharePoint.

·       Recommander des approches et des stratégies d'achat appropriées pour réduire les coûts, le cas échéant.

·       Préparer la facture du projet-SFR pour le client.

·       Effectuer d'autres tâches et soutenir d'autres projets selon les besoins.

QUALIFICATIONS

Exigences :

·       Licence ou son équivalent international en finance, comptabilité ou autre qualification pertinente.

·       Minimum de 5 à 8 ans d'expérience dans un domaine d'activité similaire.

·       Souci du détail

·       Solides compétences organisationnelles

·       Compétences informatiques de base, avec une forte capacité à utiliser les applications Microsoft, en particulier MS Excel, et d'autres applications telles que SharePoint.

·       Solides compétences en communication écrite et orale, notamment en anglais et en français.

·       Expérience des règles et réglementations du gouvernement américain et expérience du travail dans un environnement d'ONG internationales.

·       Capacité à gérer et à mener à bien de nombreuses tâches avec un haut degré d'organisation et des ressources limitées.

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