Titre du poste : Finance and Administrative Officer

Sous la supervision de : Project Coordinator

Lieu d’affectation : AFSU/YAOUNDE

Date de publication : 10 janvier 2025

Date limite de dépôt des dossiers : 16 janvier 2025 à minuit

Début souhaité : Immédiat

Durée du contrat : 09 mois, renouvelable

Statut du poste : Salarié Temps plein

A PROPOS DE L’AFSU

L’Association des Frères et Sœurs Unis (AFSU) est le toute première association des personnes vivant avec le VIH au Cameroun, créée en 1988 et légalisée le 11 juillet 1994. Son siège social est à Yaoundé (Mimboman Terminus, Descente Madison, 2^ème étage Immeuble Clinique vétérinaire CAFOVET). La stabilité et le bien-être des personnes vivant avec le VIH/Sida (PvVIH)) sont au centre de ses interventions. Les domaines d’intervention de l’AFSU dans la Lutte sont divers et ses missions intègrent la prise en charge psychosociale et médicale des PvVIH, le soutien socio-économique, la prise en charge holistique des Orphelins et Enfants Vulnérables (OEV), la prévention de la transmission mère et enfant, le plaidoyer pour l’amélioration de la gouvernance dans l’accès aux soins et traitement du VIH au Cameroun, la lutte contre la stigmatisation et la discrimination et la lutte contre les violences basées sur le genre. L’AFSU est membre de plusieurs réseaux, à l’instar du Réseau Camerounais des Associations de Personnes Vivant avec le VIH/Sida (RECAP+). Elle est sous-récipiendaires du projet CoSMO auprès de la Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC) depuis le 1^er janvier 2023.

RÉSUMÉ DU PROJET CoSMO

Le projet CoSMO (Consolidating Systems and Services for the Management of Orphans and Vulnerable Children) est un projet quinquennal d'environ 33 millions de dollars financé par le PEPFAR (President's Emergency Plan for AIDS Relief) par l'intermédiaire de l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). Il est mis en œuvre par la Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC), une organisation confessionnelle camerounaise, en partenariat avec 26 partenaires locaux de mise en œuvre des sous-bénéficiaires (SR-IP) dans au moins 70 districts sanitaires répartis dans les 10 régions du Cameroun.

Le programme OEV relève les défis de la prise en charge durable des OEV en renforçant les capacités du Gouvernement de la République du Cameroun (GRC), de la société civile, des communautés et des ménages à fournir une prise en charge et un soutien de qualité aux enfants infectés et affectés par le VIH au Cameroun. Sous la direction de la CENC, les partenaires sous-récipiendaires, le gouvernement du Cameroun et d'autres parties prenantes travaillent en collaboration pour atteindre environ 65 000 OEV et leurs familles dans les districts sanitaires du pays où le fardeau du VIH est élevé. Le programme comprend des activités de prévention du VIH et de recherche de cas pour les orphelins et les enfants vulnérables, ainsi que la garantie d'un soutien communautaire pour le lien avec les soins et la rétention des enfants et des adolescents vivant avec le VIH, dans le but de contribuer au contrôle de l'épidémie de VIH en atteignant et en maintenant les objectifs 95-95-95 de l'ONUSIDA.

TERMES DE REFERENCE

RESUME DU POSTE

Le/la Finance and Administrative Officer (FO) est chargé.e, dans le strict respect des valeurs de l’Organisation et sous la très haute supervision administrative du Project Coordinator, de coordonner la gestion des systèmes, politiques et procédures comptables du service financier, conformément aux normes comptables et financières établies par la CENC, ainsi qu’aux lois et réglementations locales, afin de soutenir des programmes de haute qualité destinés aux participants du projet COSMO. Il/elle appuie la coordination des activités financières quotidiennes en préparant et en fournissant des services financiers. En outre, il/elle est chargé.e d’assurer les tâches administratives courantes au sein de l’organisation et d’assister le Project Coordinator pour les fonctions d'administration et de gestion de bureau liées au projet CoSMO.

      I.         Rôles et responsabilités

1. Gestion financière et comptable

·       S’assurer de l’intégrité des informations comptables par des revues afin d’adresser les questions de conformité et de qualité des opérations et des rapports financiers ;

·       Rapprocher les transactions quotidiennes, mensuelles et annuelles ;

·       Effectuer des analyses financières périodiques pour détecter et résoudre les problèmes ;

·       Examiner et analyser les pièces justificatives des transactions financières pour s'assurer que tous les documents requis sont exacts et complets ;

·       Enregistrer les transactions financières après les autorisations appropriées dans un logiciel comptable adapté suivant les exigences du projet CoSMO ;

·       Passer en revue divers comptes pour détecter les irrégularités ;

·       Être un point de contact clé pour les autres départements et la CENC sur les questions financières et comptables ;

·       Participer à l'évaluation et au suivi des processus de gestion financière des sous-bénéficiaires, conformément à la politique et au renforcement des capacités du partenaire en comptabilité financière et en transactions ;

·       Préparer divers rapports financiers, périodiques et ad hoc, selon les besoins, et effectuer des analyses des écarts afin de faciliter la prise de décision et la gestion appropriée des ressources financières ;

·       Exécuter les tâches de trésorerie assignées (paiement / encaissement en espèces, prévisions de trésorerie, etc.), dans la mesure où la séparation des tâches est assurée.

2. Gestion des biens et équipements

·       Superviser l'utilisation et la maintenance du matériel de bureau, y compris le photocopieur, le fax et la relieuse, pour s'assurer qu'ils fonctionnent et organiser leur réparation et leur maintenance selon les besoins ;

·       Veiller au bon fonctionnement des services publics du bâtiment/bureau tels que l’électricité, l’eau et le bon fonctionnement des lignes téléphoniques ;

·       Gérer la sécurité et la sûreté du bâtiment et des biens, et le nettoyage du bâtiment ;

·       Tenir systématiquement des inventaires de tout le matériel et des fournitures, conformément aux règlements du bailleur et / ou aux politiques et procédures de l’organisation.

3. Administration

·       Participer à l'organisation des réunions et des formations, prendre des notes et préparer des comptes rendus de réunions lors de réunions internes et externes ;

·       Produire un ensemble de documents, y compris des lettres / courriers électroniques / notes de service et des présentations de qualité, dans les délais impartis ;

·       Superviser les acquisitions, afin de s’assurer de la séparation des fonctions et de l’existence de documents appropriés sur chacune des étapes ;

·       S’assurer que les staffs connaissent, comprennent et exécutent les règles et procédures des bailleurs de fonds en même temps qu’ils fournissent les services du projet ;

·       Surveiller l'amélioration générale de l'organisation, en fonction des résultats de l'audit, des recommandations des évaluations financières et comptables périodiques et des commentaires des formulaires de feedback ;

·       Identifier les risques qui entourent les projets et les mesures adéquates pour les traiter ;

·       Effectuer les courses administratives requises ;

·       Exécuter des contrôles ponctuels et programmés sur la gestion et la documentation globale des projets, analyser les résultats et proposer des mesures d’amélioration.

4. Ressources humaines

·       Traiter la documentation et préparer des rapports sur les activités du personnel (dotation en personnel, recrutement, formation, réclamations, évaluations de performances, etc.) ;

·       Répondre aux demandes des employés concernant les problèmes de ressources humaines, les règles et les règlements ;

·       Traiter la préparation de la paie ;

·       Effectuer toute autre tâche pouvant lui être assignée dans l’intérêt de l’organisation.

    II.         Formation et expériences

·       Licence en comptabilité, management, finance ou tout autre discipline connexe.

·       Au moins deux (2) années d’expérience dans des activités de gestion administrative, financière et logistique, dont au moins 1 dans le cadre d’un projet auprès d’une OSC ou d’une ONG.

·       Expérience précédente de travail avec les structures d’Église.

·       Connaissance ou expérience sur les programmes des OEV.

·       Bonnes aptitudes interpersonnelles.

·       Bonne communication verbale et écrite en français et/ou en anglais.

·       Maîtrise d'Excel, des logiciels comptables tel que SAGE SAARI et expérience de Word, Power Point.

·       Expérience dans les procédures d’achats et d’approvisionnements.

  III.         Qualités personnelles

·       Bonne capacité d’initiatives.

·       Pensée critique et fortes compétences en matière de raisonnement logique et de solution de problèmes.

·       Compétences en matière d'observation, d'écoute active et d’analyse financière et comptable, avec la capacité de porter des jugements solides.

·       Bonnes compétences des logiciels comptables.

·       Bonnes compétences en gestion des relations et capacité à travailler en étroite collaboration avec les autres Financiers.

·       Capacité multi tâches.

·       Compétences en matière de formation et de facilitation.

·       Souci du détail, de la précision et de la ponctualité dans l'exécution des responsabilités confiées.

·       Respect des valeurs d’éthique et de confidentialité, de la déontologie professionnelle.

Avertissement : Cette description de poste ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, efforts, tâches et responsabilités associés au poste.

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COMPOSITION DU DOSSIER

·       Lettre de motivation adressée à la Présidente de l’AFSU ;

·       Curriculum vitae détaillé (4 pages maximum) ;

·       Liste d'au moins 02 références professionnelles ;

·       Preuves de qualifications académiques / professionnelles pertinentes ;

·       Preuve de l'expérience professionnelle ;

·       Copie lisible de la carte nationale d’identité ;

·       Plan de localisation de résidence.

Vous pouvez postuler en envoyant votre candidature à l'adresse afsucameroon@yahoo.fr, en mentionnant "Finance and Administrative Officer – AFSU Projet CoSMO" dans l'objet du mail, ou déposer directement votre candidature, sous plis fermé pourtant la mention "FO – AFSU Projet CoSMO", au siège de l’AFSU à Yaoundé, Mimboman Terminus, Descente Madison, 2^ème  étage Immeuble Clinique vétérinaire CAFOVET.

Date limite de réception des candidatures : 16/01/2025 à minuit, heure du Cameroun.

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées. L’AFSU prône l’équité dans ses recrutements et aucun frais n’est exigible ni exigé pour les recrutements au sein de l’AFSU.

Les demandes incomplètes ou reçues après la date limite ne seront pas prises en considération et seules les candidats sélectionnés seront contactés pour un test de sélection et/ou un entretien d’embauche.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés par l’AFSU, afin d’effectuer des tests et des entretiens.

                                                  Fait à Yaoundé, le

                                                                                        La Présidente de l’AFSU