OFFRE D'EMPLOI :  Responsable des opérations - DENIS & LENORA FORETIA Foundation, ONG - CAMEROUN, Yaoundé

À propos de la Fondation Denis et Lenora Foretia

La Fondation Denis et Lenora Foretia a été créée pour accélérer la transformation économique de l'Afrique en mettant l'accent sur l'entrepreneuriat social, la science et la technologie, l'innovation, la santé publique et les politiques progressistes qui créent des opportunités économiques pour tous. La Fondation travaille en partenariat avec les collectivités locales, les décideurs politiques, les entreprises privées et les organisations de la société civile afin d'améliorer les conditions de vie.

Aperçu du poste

Le/La responsable des opérations jouera un rôle central pour assurer le bon fonctionnement de tous les aspects opérationnels de la Fondation Denis et Lenora Foretia. Sous la responsabilité directe du/de la responsable principal(e) des opérations, il/elle supervisera les systèmes internes, les fonctions administratives, la logistique, les achats, la gestion des installations et la coordination interservices afin de soutenir les objectifs stratégiques de la Fondation et le développement de son portefeuille de programmes.

 Principales responsabilités :

Gestion des opérations et des systèmes organisationnels
Développer, mettre en œuvre et affiner les systèmes opérationnels et les flux de travail pour améliorer l’efficacité.
Coordonner les opérations internes quotidiennes de la Fondation pour assurer une exécution harmonieuse.
Optimiser les procédures administratives et logistiques dans tous les services.
Diriger les évaluations des processus et recommander des améliorations en fonction des indicateurs de performance.
S’assurer que les systèmes de gestion des données sont correctement mis en œuvre et maintenus.
Coordination d'équipe et supervision administrative
Superviser le personnel administratif et opérationnel, notamment en attribuant des tâches et en évaluant le rendement.
Faciliter une communication et une coordination efficaces entre les équipes.
Veiller à ce que le soutien administratif soit fourni efficacement dans tous les programmes.
Gérer les mécanismes de reporting internes pour assurer le respect des délais.
Promouvoir une culture de responsabilité, de collaboration et d’amélioration continue.
Mettre en place et superviser les initiatives de renforcement des capacités du personnel, en assurant un développement professionnel continu.
Gestion des achats, des actifs et des installations
Superviser les processus d’approvisionnement conformément aux politiques des donateurs et de l’organisation.
Gérer les relations avec les fournisseurs, y compris l’évaluation des performances et la conformité des contrats.
Maintenir un système d’inventaire pour suivre l’équipement, les actifs et les fournitures de bureau.
Superviser la gestion des installations, y compris l’entretien, les réparations et la sécurité.
Coordonner la logistique des réunions, des formations, des voyages et des événements.
Assurer une gestion efficace des déchets et des pratiques de durabilité au sein des installations.
Soutien aux opérations budgétaires et financières
Collaborer avec l’équipe des finances pour soutenir l’élaboration et le suivi du budget.
Assurer des mécanismes de contrôle des coûts et des pratiques d’optimisation des ressources dans les achats.
Aider les équipes de projet dans la planification financière des événements, de la logistique et des ressources.
Conformité, gestion des risques et des contrats
S’assurer que toutes les procédures opérationnelles sont conformes aux lois nationales du travail, aux réglementations des donateurs et aux politiques internes.
Maintenir à jour les politiques opérationnelles et s’assurer que le personnel est informé et formé à leur application.
Gérer la révision et l’archivage des accords de service, des protocoles d’accord et des contrats.
Identifier les risques opérationnels et mettre en œuvre des stratégies d’atténuation appropriées.
Assurer la liaison avec les conseillers juridiques et les assureurs si nécessaire.
Planification stratégique et soutien exécutif
Fournir un soutien opérationnel de haut niveau à l’équipe de direction.
Participer à la planification stratégique, en particulier dans les domaines touchant les opérations, la dotation en personnel et la logistique.
Établir et superviser un système d'évaluation des performances clés pour mesurer le succès, optimiser les flux de travail et favoriser l'amélioration continue
Collectez et analysez des données pour générer des informations qui soutiennent les décisions stratégiques.
Coordonner les projets spéciaux et les initiatives transversales assignés par la direction.
Représenter le département des opérations lors de réunions internes et externes, selon les besoins.
 Qualifications et compétences :

Baccalauréat en administration des affaires, en gestion des opérations, en gestion de projet ou dans un domaine connexe.
Préféré : Certifications telles que PMP, CAPM ou qualifications pertinentes en planification d'événements.
Au moins 5 ans d’expérience en opérations, administration ou gestion de projet, de préférence dans une organisation à but non lucratif, de développement ou financée par des donateurs.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français
Solides compétences analytiques et décisionnelles.
Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités et à respecter des délais serrés.
Excellentes compétences interpersonnelles et de travail en équipe, avec la capacité de collaborer efficacement entre les services.
Maîtrise des outils Microsoft Office 365.
 Compétences clés :

Solides compétences en organisation et en gestion de projet.
Solides compétences analytiques et interpersonnelles
Souci du détail et approche proactive de la résolution de problèmes.
Engagement envers la mission et les valeurs de la Fondation.

COMMENT POSTULER :
 Processus de candidature

Toutes les candidatures doivent être soumises via notre  portail de candidature en ligne https://www.foretiafoundation.org/careers/operations-manager/  Les candidats intéressés doivent soumettre les éléments suivants via ce portail :

Une lettre de motivation détaillant l’expérience pertinente.
Un curriculum vitae
Aucune candidature ne sera acceptée par courrier électronique ou physiquement.

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure et seuls les candidats retenus seront informés.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.