AVIS D’APPEL À MANIFESTATION N°003/2025 POUR SÉLECTION D’UNE ENTREPRISE POUR NUMÉRISATION DES ARCHIVES ET UNE
SOLUTION DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

OBJET DU CAHIER DE CHARGES
Le présent document est un cahier des charges portant sur la numérisation des documents d’archive du site de
Bonabéri. Ainsi il s’agit de :
• Dématérialiser les archives physiques pour améliorer leur accessibilité et leur conservation.
• Intégrer les documents numérisés dans la solution GED qui sera acquise et implémenter pour une gestion
 efficace et sécurisée.
 I. INTRODUCTION
 A. PRÉSENTATION
Dans le cadre de l’amélioration de sa gestion documentaire, la banque envisage la numérisation de ses archives
physiques, en vue de leur intégration dans une solution de Gestion Électronique des Documents GED. .
 B. CONTEXTE
Le site d’archivage de Bonabéri détient et gère un volume important d’archives disponibles exclusivement en format
papier. Cette situation soulève plusieurs problématiques, notamment en matière de sécurisation, de conservation
légale, et de gestion quotidienne de ce patrimoine documentaire.
C’est dans cette dynamique que s’inscrit le présent projet de numérisation des archives de l’institution, dont
l’ambition affichée est d’assurer la protection, la pérennisation et l’exploitation efficiente du patrimoine archivistique.

 C. OBJECTIFS
La présente mission a pour objectif général de procéder à la dématérialisation de la gestion des archives physiques.
De manière plus spécifique, il s’agira de :
• Numériser les archives physiques afin d’améliorer leur accessibilité, leur traçabilité et leur conservation à long terme ;
• Traiter les documents scannés en y associant des métadonnées pertinentes pour faciliter leur recherche et
 leur exploitation ;
• Contrôler et valider l’exactitude des informations capturées durant le processus de traitement ;
• Indexer et intégrer les documents numérisés dans la solution de Gestion Électronique des Documents (GED)
 mise à disposition, pour une gestion efficace, centralisée et sécurisée ;
• Réaliser le reclassement définitif des documents physiques destinés à être conservés, conformément aux
 exigences archivistiques ;
• Veiller au respect des réglementations en vigueur en matière de conservation des documents bancaires ;
• Assurer le transfert de compétences à travers des actions de formation et d’accompagnement du personnel
 concerné.
AVIS D’APPEL
À MANIFESTATION
UN MEILLEUX CHOIX
POUR UNE AFRIQUE MEILLEURE
 II. DESCRIPTION DES TRAVAUX À RÉALISER
 A. PÉRIMÈTRE DES ARCHIVES CONCERNÉES
Les archives concernées par la présente phase de numérisation incluent, sans s’y limiter, les documents présents sur
le site des archives de Bonaberi.
• Documents des opérations bancaires : dossiers liés aux opérations de Trade, Transferts, Trésorerie.
• Documents des engagements : dossiers de crédit, dossiers de garanties.
• Documents des métiers supports : pièces comptables, documents des Ressources Humaines.
• Documents des agences : dossiers d’ouverture de compte et autres.
La majorité des documents sont au format A4, bien que d'autres formats tels que le A5 soient également présents.
Les documents se présentent sous forme de feuilles libres ou agrafées, nécessitant une préparation physique
préalable à la numérisation.
 .
 B. ESTIMATIONS DE LA VOLUMÉTRIE
Les documents à numériser sont les suivants :
 Le total de boite à numériser est de 21.178 boites d’archives dos 10 environs.
 Nb : cette quantité pourra être répartie sur plusieurs phases après accord des deux parties.

 III. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES
 A. SPÉCIFICATIONS DES FICHIERS NUMÉRISÉS
Les fichiers issus de la numérisation devront répondre aux spécifications techniques suivantes :
• Format des fichiers :
 PDF/A (conforme pour archivage), PDF Standard ou PDF Interrogeable (avec reconnaissance optique de
 caractères - OCR).
• Résolution minimale :
 200 DPI, en noir et blanc ou en couleur, avec océrisation systématique pour rendre les documents interrogeables.
QTÉS (En Boites de 10)
9950
450
40
96
8850
456
226
260
850
21 178
TYPE DE DOCUMENTS
DOSSIERS D'OUVERTURE DE COMPTE
DOCUMENTS DCU (Liaison Compte, Procuration, Xpress Account, Instant Card)
DOCUMENTS RESSOURCES HUMAINES (Dossiers Exits)
DOSSIERS DE RÉCLAMATIONS
PIÈCES COMPTABLES
DOSSIERS DE CRÉDIT
DOSSIERS DE CRÉDIT AUX ENTREPRISES
DOSSIERS JURIDIQUES (Contentieux, Saisie, Recouvrement, Rapport AG)
DOCUMENTS TRADES (Transferts, DI, DE, Caution)
TOTAL

• Nommage des fichiers :
 L’indexation basée sur le contenu (lecture des métadonnées extraites des documents) est fortement
 privilégiée. Le cas échéant, un système de nommage par mots-clés devra être proposé.
• Compression des fichiers :
 Optimisation sans perte de qualité afin de réduire la taille des fichiers volumineux tout en garantissant leur
 lisibilité.
• Transfert des fichiers :
 Les fichiers devront être transmis via l’un des moyens suivants :
 - Serveur interne de la banque,
 - Protocole FTP sécurisé,
 - Serveur sécurisé via VPN.
• Fréquence de transmission :
 Les fichiers numérisés devront être transférés de manière continue ou sur une base quotidienne, selon les
 modalités définies avec les équipes de la banque.
• Stockage :
 Tous les fichiers numérisés devront être intégrés dans la solution GED hébergée sur un serveur sécurisé
 conforme aux normes de sécurité d’ECOBANK Cameroun.
• Phase de test préalable
 Une phase de test en conditions réelles de production sera exigée. Elle portera sur un échantillon de 20
 documents de types variés. Cette étape permettra de valider les aspects techniques, fonctionnels et
 organisationnels avant le démarrage effectif du projet.
• Responsabilité matérielle
 L’ensemble des équipements nécessaires à la numérisation (scanners, ordinateurs, périphériques, etc.) est à
 la charge du prestataire. Ces équipements devront être identifiés et validés conformément aux protocoles
 de sécurité informatique de la banque, sous la supervision des équipes IT de AFG BANK Cameroun.
 B. FOURNITURE D’UN LOGICIEL GED ET INTÉGRATION DES DOCUMENTS
Le prestataire devra assurer l’intégration complète et conforme des documents numérisés dans la solution de
Gestion Électronique des Documents (GED) qu’il fournira. À ce titre, il devra :
• Fournir un logiciel de GED facile d’utilisation et adapté aux besoins ;
• Procéder à l’indexation automatique des documents numérisés, sur la base des métadonnées préalablement
 définies et fournies (ex. : nom du client, date du document, type de document, numéro de dossier, etc.) ;
• Classer les documents dans la solution GED selon le plan de classement fourni par la banque, en respectant
les arborescences et les typologies documentaires établies ;
• Assurer l’interopérabilité avec les workflows métiers existants, notamment pour :
 o L'intégration dans les circuits de validation,
 o La gestion des droits d’accès utilisateurs selon les profils,
 o La traçabilité des actions (consultation, modification, suppression).

 IV. EXIGENCES TECHNICO-FONCTIONNELLES
Le prestataire retenu devra veiller à la bonne exécution des étapes suivantes :
 1. PRÉPARATION DES DOCUMENTS
• Tri et classification : Identification et retrait des doublons éventuels avant toute opération de numérisation.
• Classement préalable : Organisation des documents selon l’ordre prédéfini pour chaque type (exemple :
 chronologique, par client, par numéro de dossier, etc.).
• Organisation du dossier : donner un ordre aux différentes pièces constituant un dossier.
 2. NUMÉRISATION
• Numérisation haute qualité : Réalisation de scans conformes aux spécifications techniques (résolution,
 format, OCR, etc.).
• Contrôle de qualité : Vérification systématique de la lisibilité et de la complétude des documents numérisés.
• Validation des données : Contrôle et validation de l’exactitude des informations capturées durant le processus.
 3. TRAITEMENT ET INDEXATION
• Indexation : Attribution des métadonnées appropriées aux documents (nom du client, type de document, date, etc.).
• Chargement : Insertion des documents dans la solution GED, avec respect des structures logiques et sécurisées.
• Nomination et classification : Application de règles claires et homogènes de nommage et de classement des
fichiers numériques.
 4. INTÉGRATION DANS LA SOLUTION GED
• Dépôt des fichiers : Classement des fichiers dans les catégories et répertoires prédéfinis dans la GED.
• Contrôle de cohérence : Vérification de l’exactitude des métadonnées, de la conformité aux plans de
 classement et de la cohérence globale des indexations.
 V. DÉPLOIEMENT DE LA NUMÉRISATION
 A. MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE ET DE TRANSPORT DES ARCHIVES
Le prestataire retenu sera responsable de la prise en charge des boîtes d’archives à numériser.
 1. Organisation et Planification
• La collecte des archives se fera par lots successifs, selon un plan d’organisation proposé par le prestataire
 dans sa réponse au présent cahier des charges.
• Les dates et horaires de collecte seront définis en concertation avec les équipes de la banque.
• Pour chaque opération, une date de restitution des archives physiques devra être précisée par le prestataire.

 2. Transfert et traçabilité
• Un bordereau de transfert détaillé devra être établi pour chaque lot d’archives transporté vers le site de
 numérisation. Il devra inclure :
 o Le nombre de boîtes,
 o Les types de documents contenus,
 o Les références de classement.
• Après numérisation, tous les documents devront être restitués dans leur état initial et replacés à leur
 emplacement d’origine, selon le plan de classement fourni par la banque.
 3. Responsabilité logistique
• Le transport des archives est à la charge exclusive du prestataire.
 VI. CRITÈRES D’ÉVALUATION DES DOSSIERS
 VII. DÉPOTS DES OFFRES
 Les dossiers de manifestation d’intérêt doivent être rédigés dans l’une des deux langues que sont
 le français ou l’anglais.
 Les offres devront être déposées à la Direction du Contrôle Interne d’ECOBANK Cameroun S.A sis
 au 3è étage de l'immeuble Ecobank Akwa, face hôtel Akwa Palace ;
 Sous pli fermé avec les mentions « AO - NUMERISATION/GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS »
 et « Confidentiel ».
Les offres devront rester valables durant une période de trois (03) mois.
Les soumissionnaires sont priés de transmettre leur dossier au plus tard le 02 juin 2025 à 16h00.
Gwendoline ABUNAW
Administrateur Directeur Général
CRITÈRES
Conformité et complétude des pièces (Dossier Fiscale, ACF, RCCM)
Référence Locale et Internationales
Expertise
Autres (Domiciliation compte ecobank etc.)
Coût TOTAL POINTS
15
25
30
10
20
100