OFFRE D'EMPLOI - IRC International Rescue Committee CAMEROON, ONG : Administration & Facilities Officer, Yaounde

Requête nº: req43682

Intitulé de poste: Administration &Facilities Officer/Senior Administration&Facilities Officer

Secteur d’activité: Chaîne logistique

Type de contrat: Durée Déterminée

Taux d’occupation: Plein temps

Ouvert aux expatriés: Non

Lieu de travail: Yaounde, Cameroon

Modalités de travail:

Descriptif du poste


IRC-Cameroon is looking for a strong profile to head up administration and facilities activities throughout the country. Depending on the profile and experience of the selected candidate, they may either become Admin &Facilities Officer or Senior Admin &Facilities Officer.

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L'IRC-Cameroun est à la recherche d'un profil fort pour diriger les activités d'administration et d'installations dans tout le pays. En fonction du profil et de l'expérience du candidat sélectionné, il pourra devenir Admin &Facilities Officer ou Senior Admin &Facilities Officer.

 

Position overview:

·         Under the supervision of the operations Coordinator, the (Senior) Admin & Facilities Officer is responsible for carrying out the administrative and transport tasks required for the smooth running of the office. He/she will work closely with all sectors (Program, Finance, Supply Chain and Security). He/she will also work closely with partners outside IRC.

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 Aperçu du poste:

Sous la supervision de la Coordinatrice des Operations, le/la (Senior) Admin & Facilities Officer est responsable de l'exécution des tâches administratives et transport nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec tous les secteurs (Programme, Finance, Chaîne d'approvisionnement et Sécurité). Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec des partenaires extérieurs à l'IRC.

 

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Main responsibilities:
General administrative responsibilities:
Properly organize the Yaoundé office to meet the needs of the department.
In collaboration with the Human Resources and Security departments, and in liaison with local authorities, prepare the necessary documents for international staff and visitor visas, work permits and other government-related administrative requirements.
Ensure that all utility bills for the office, guest house and individual apartments are collected and processed for timely payment.

Administrative management
Provide administrative assistance for all travel and accommodation needs of national and international staff and visitors.
Provide administrative assistance for visa and residence permit renewals.
Follow-up on rental contracts for the guest houses and individual accommodations.
Ensure that updated pre-arrival and arrival documents are communicated to visitors.
Oversee the provision of office services, including photocopying.
Ensure that all quarterly purchases of office supplies, stationery, cleaning, and toiletries, etc. are made on all bases. And ensure the supervision and coordination of their procurement, maintenance, all office, and house supplies on all sites.
In collaboration with the logistics department, assist with the supply of household materials and ensure that the needs of maintenance staff in the guest house(s) and office are taken care of.
Supervise the Yaoundé housekeeper.
Work closely with security guards to ensure that sign-in sheets at the door are completed appropriately.
Report and follow up on all necessary office repairs.
Keep track of all items such as projectors, flip stands, chalkboards, for meetings and workshops.
Responsible for preparing correspondence, sending, receiving, transmitting and/or distributing, as well as archiving physical mailings.
Manage submission envelopes for tender/recruitment notices to requesting departments.
Monitor with colleagues at other bases all office tax registrations and payments.
Ensure that administrative procedures are in place on all bases and monitored via a tracker.
Make support and capacity-building visits, at least two (2) per base in a fiscal year.
Responsible for preparing, monitoring, and managing rental contracts (all bases),

Procurement:
Lead interactions with selected contractors linked to guesthouse and office rental, under the direction and supervision of Operations.
Lead the establishment of various service contracts for the office ensuring full compliance with IRC procurement policies.
Ensure the registration of all leases of all IRC Cameroon residences and offices in the relevant state departments.
He/She ensures that all utility bills for the office, guest house and individual apartments are collected and processed for timely payments.
Provide administrative assistance for purchase requisitions, expenses and expense reimbursements (non-PO Payment.)

Logistics, transportation and travel:
Work with the Chief Driver to ensure a properly staffed and equipped transportation function to support IRC vehicle operations and policies in Yaundé and on bases in colaboración with the procurement department;
He/She is the focal point for all air travel requests (domestic and international);
He/She Manages and process all air travel requests.
Produce a Travel Data Collection report.
Produce a report on electricity consumption (CO2 report).
Ensure that the Yaundé Chief Driver produces a weekly movement plan and ensures its effective follow-up.
Set up a tracker to monitor travel-related tasks for all bases.

Facilities and supplies management
Manage the process of receiving, recording and tracking requests for space, accommodation and supplies;
Contribute to the identification of new facilities as required;
Identify and track requests for repairs and/or supplies needed in hotel houses and permanent staff residences, and refer to the SC department for action where appropriate;
Manage the inventory of Yaoundé office supplies (stationery, cleaning and kitchen products, toners, etc.) and promptly inform the SC department of replenishment needs for the Yaundé office;
Ensure that all office equipment is stocked with the necessary supplies (toner, paper, etc.).
Revise and verify invoices received for facilities (offices, hotel houses, permanent staff residences), including utilities, maintenance, provision of standard materials, new furniture or equipment and; Review invoices for completeness in accordance with invoice data.
Ensure that offices and accommodation are well managed and maintained.

Communication and archiving
Ensure the management of the Procurement documentation archiving system (paper and electronic) and contribute to the updating of files if necessary, concerning administrative purchases.

Deliverables
Produce a weekly report on international and domestic travel
Produce a document status report (Visas, permits and residence) for expats;
Produce a monthly report on the status of payments of the leases, registration of ; contracts and taxes for offices, residences and guesthouses for the country program;
Produce a tracker to manage the end dates of contracts and leases and the following actions

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Responsabilités Principales :
Responsabilités administratives genérales:
Organiser correctement le bureau de Yaounde pour répondre aux besoins du département;

En collaboration avec les départements des ressources humaines et de la sécurité, et en liaison avec les autorités locales, préparer les documents nécessaires pour les visas du personnel international et des visiteurs, les permis de travail et d'autres exigences administratives liées au gouvernement;
Préparer les demandes de paiement et s'assurer que toutes les factures de services publics pour le bureau, la maison d'hôtes et les appartements individuels sont collectées et traitées pour les paiements en temps voulu

Gestion administrative
Fournir une assistance administrative pour tous les voyages et besoin d’hébergement du personnel national et international et des visiteurs.
Fournir une assistance administrative pour le renouvellement des visas et des permis de séjour.
Suivi des contrats de location pour la maison d'hôtes, les Guest houses et les logements individuels.
S'assurer que les documents mis à jour avant l'arrivée et à l'arrivée sont communiqués aux visiteurs.
Superviser la fourniture de services de bureau, y compris les photocopies.
S’assurer que tous les achats trimestriels de fournitures de bureau, de papeterie, d'articles de nettoyage et de toilette, etc sont faits sur toutes les bases. Et assurer la supervision et la coordination de leur approvisionnement, de l'entretien, de toutes les fournitures des bureaux et des maisons sur tous les sites.
En collaboration avec le service logistique, aider à la fourniture de matériel ménager et veiller à ce que les besoins des personnels d’entretien dans la/les maisons d'hôtes et au bureau soient pris en charge.
Superviser l’agent d’entretien de Yaoundé
Travailler en étroite collaboration avec les gardes de sécurité pour s'assurer que les feuilles d'émargement a la porte sont remplies de manière appropriée
Signaler et assurer le suivi de toutes les réparations nécessaires dans le bureau.
Assurer le suivi de tous les articles tels que les projecteurs, les flip stand, les tableaux, pour les réunions et les ateliers
Responsable de la préparation des correspondances, de l'envoi, de la réception, de la transmission et/ou de la distribution, ainsi que de l'archivage des envois physiques.
Gérer la des enveloppes de soumission pour les avis d'appel d'offres/de recrutement aux services demandeurs
Suivre avec les collègues des autres bases tous les enregistrements et paiements des taxes des bureaux.
Veiller a ce les procédures administratives soient en place sur toutes les bases et suivi par le biais d’un tracker
Faire des visites d’appui et de renforcement de capacités au moins 2 visites par base dans une année fiscale
Responsable de la préparation, du suivi et de la gestion des contrats de location (toutes bases),

Approvisionnement :
Diriger les interactions avec certains contractants, sous la direction et la supervision du responsable de la chaîne d'approvisionnement.
Diriger l'établissement de divers contrats de service pour le programme et le bureau en veillant à la pleine conformité avec les politiques d'approvisionnement de l'IRC.
S’assurer de l’enregistrement de tous les beaux de toutes les résidences et bureaux IRC Cameroun dans les services compétents de l’état.
Préparer les demandes de paiement et s'assurer que toutes les factures de services publics pour le bureau, la maison d'hôtes et les appartements individuels sont collectées et traitées pour les paiements en temps voulu.
Fournir une assistance administrative pour les réquisitions d’achat, de dépense et de remboursement des frais (Paiement Non PO.)

Logistique, transport et voyages:
Travailler avec le chief Driver pour garantir une fonction de transport dotée d'un personnel et d'un équipement adéquats afin de soutenir les opérations et les politiques de l'IRC en matière de vehicules a Yaundé et sur les bases en colaboración avec le servicie des achat;
Servir de point focal pour toutes les demandes de voyages aériens (nationaux et internationaux);
Gérer et traiter toutes les demandes de transport aérien.
Élaborer un rapport de collecte de données sur les voyages (Travel Data Collection).
Produire un rapport sur la consommation d'électricité (rapport sur le CO2).

S’assurer que le Chief Driver de Yaundé produise un plan de mouvement hebdomadaire et veille a son suivi efficace.
Mettre en place un tracker pour le suivi des taches líes aux voyages.

Gestion des installations et des fournitures
Gerer le processus de réception, d'enregistrement et de suivi des demandes d'espace, de logement et de fournitures;
Contribuer à l'identification de nouvelles installations, le cas échéant;
Identifier et suivre les demandes de réparations et/ou de fournitures nécessaires dans les maisons d'hôtels et les résidences permanentes du personnel et en référer au département SC pour action, le cas échéant;
Gérer l'inventaire des fournitures de bureau de Yaoundé (papeterie, produits de nettoyage et de cuisine, toners, etc.) et informer rapidement le département SC des besoins de réapprovisionnement pour le bureau de Yaundé;
S'assurer que tous les équipements de bureau sont approvisionnés avec les fournitures nécessaires (toner, papier, etc.).
Examiner et vérifier les factures reçues pour les installations (bureaux, maisons d'hôtels, résidences permanentes du personnel), y compris les services publics, l'entretien, la fourniture de matériel standard, de nouveaux meubles ou équipements et; examinar les factures pour vérifier qu'elles sont complètes conformément aux données de la facture.
Veiller à ce que les bureaux et les locaux d'hébergement soient bien gérés et entretenus.


Communication et Archivage
Assurer la gestion du système d'archivage des achats (papier et électronique) et contribuer à la mise à jour des dossiers si nécessaire, concernant les achats ou les achats administratifs.

Livrables
Produire un rapport hebdomadaire des voyages internationaux et nationaux
Produire un état des documents (Visas, permis et séjour) des expatriés ;
Produire un rapport mensuel de l’état des paiements des beaux, enregistrement des  contrats et les taxes des bureaux, résidences et Guesthouses pour le programme pays ;
Prouduire un tracker pour la gestion des dates de fin des contrats et bail et les actions suivantes

 

 

 

 

Profil


Education and Experience
Bachelor's degree in administration, business management, industrial engineering or related field, or equivalent experience.
At least 4 years' experience in international travel and administration management.

Job requirements:
Ability to write narrative and analytical spreadsheet reports;
Proven computer skills in MS-Word, MS-Excel advanced, MS-Access and other related programs are required ;
Ability to plan, prioritize, coordinate and multi-task;
Ability to work under pressure and meet deadlines;
Strong organizational, interpersonal and communication skills;
Ability to work with a multicultural team
Ability to work as part of a team, prioritizing high volumes of work while meeting tight deadlines.
Familiarity with the functioning of public services in Cameroon, ability to work with minimum supervision.
Ability to synthesize information.

Languages:
Excellent writing and communication skills in French and English.

Work environment:
Supervisor: Operations Coordinator
Supervised: Maintenance workers / Cooks
Technical supervision: Base Admin/Ops Assistants
Indirect reports: Field coordinators
Other professional contacts :
Internal: HR - Programs - All staff
External: MINREX, MINAT, Immigration, Police and other public administrations; admin departments of other INGOs

Standards of Professional conduct:
The IRC and its employees are bound by the values and principles set out in the IRC Way code of conduct, namely integrity, service, and responsibility. In line with these values, the IRC applies and implements policies relating to the protection of beneficiaries against exploitation and abuse, the protection of children, freedom from harassment in the workplace, fiscal integrity, the fight against retaliation, the fight against human trafficking and much more.
Diversity, inclusion, and gender equality
IRC recognizes and honors the fundamental value and dignity of all individuals. We are an equal opportunity employer and consider all applicants based on merit, without regard to race, sex, colour, national origin, religion, sexual orientation, gender identity, age, marital status, veteran status or disability. IRC is also committed to reducing the gender gap in management positions. We offer benefits that create an environment conducive to women's participation in our workforce, including parental leave, gender-sensitive safety protocols and other benefits.
We will ensure that people with disabilities are provided with reasonable accommodation to participate in the application or interview process, perform the essential functions of their job and enjoy other benefits and privileges of employment. Please contact us to request accommodation.

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Education et Expérience
Licence en administration, gestion d'entreprise, ingénierie industrielle ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
Au moins 4 ans d'expérience en gestion de l’administration et des voyages internationaux.

Exigences du poste :
Capacité à rédiger des rapports narratifs et analytiques sur tableur ;
Des compétences informatiques avérées en MS-Word, MS-Excel avancé, MS-Access et autres programmes connexes sont requises ;
Capacité à planifier, à établir des priorités, à coordonner et à effectuer plusieurs tâches à la fois ;
Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;
Solides compétences en matière d'organisation, de relations interpersonnelles et de communication ;
Capacité à travailler avec une équipe multiculturelle
Capacité à travailler en équipe, à hiérarchiser des volumes de travail élevés tout en respectant des délais serrés.
Familiarité avec le fonctionnement des services publics au Cameroun, capacité à travailler avec un minimum de supervision
Capacité à synthétiser l'information.

Langues :
Excellentes compétences en matière de rédaction et de communication en français et en anglais.

Environnement de travail :
Superviseur : Coordinatrice des Operations
Supervisés : Agents d’entretien / Cuisiniers
Supervision Techniques : Assistants Admin/Ops des bases
Rapports indirects :  Coordinateurs de terrains
Autres contacts professionnels :
- Interne : RH - Programmes - Tout le personnel
- Externe : MINREX, MINAT, Immigration, Services de la police, et autres administrations publiques ; services admin des autres ONGIs

Normes de conduite professionnelle :
L'IRC et ses employé(e)s sont tenus de respecter les valeurs et les principes énoncés dans le code de conduite IRC Way, à savoir l'intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et met en œuvre des politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, à la protection des enfants, à l'absence de harcèlement sur le lieu de travail, à l'intégrité fiscale, à la lutte contre les représailles, à la lutte contre la traite des êtres humains et à bien d'autres choses encore.
Diversité, inclusion et égalité des sexes
IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur qui prône l'égalité des chances et nous examinons tous les candidat(e)s en fonction de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant ou d'un handicap. L'IRC s'engage également à réduire l'écart entre les hommes et les femmes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à nos effectifs, notamment des congés parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque sexe et d'autres avantages.
Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de candidature ou d'entretien d'embauche, exercer les fonctions essentielles de leur poste et bénéficier des autres avantages et privilèges liés à l'emploi. Veuillez nous contacter pour demander un aménagement.

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Females candidates are strongly encouraged to apply

 
Deadline for apply: August 19, 2023
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Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

 
Delai de reception de candidature: 19 Aout 2023

All applications must be submitted ONLINE at : https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home?c=rescue&country=cm