ANNONCE RECRUTEMENT

EMPLOI : SOLIDARITES INTERNATIONAL lance le recrutement en interne /et externe d’un(e)

BASE    Coordination (Yaoundé) avec déplacement sur le terrain
POSTE    Adjoint(e) Coordinateur(trice) Logistique

I.    PRESENTATION DE L’ORGANISATION

Solidarités International (SI) est une ONG française créée en 1980 et présente aujourd'hui dans 22 pays, disposant d'une forte expertise dans les domaines de l'EHA (Eau, hygiène et assainissement), de la SAME (Sécurité alimentaire et moyens d’existence) et des Abris/AME (Articles ménagers essentiels).
La mission de Solidarités International (SI) au Tchad et au Cameroun – fusionnée en juin 2020 dans un souci de pertinence et de complémentarité des interventions menées – compte aujourd’hui des interventions à l’Extrême-Nord du Cameroun (où elle est présente depuis 2017) ainsi qu’au Lac, à l’est et au sud du Tchad où SI intervient depuis 2008. Forte de sa connaissance du contexte, SI mène des projets d’assistance alimentaire tout particulièrement via des transferts monétaires, de relèvement économique et d’accès à l’eau. Elle intègre à toutes ses activités une forte dimension d’autonomisation et de renforcement des organisations de la société civile.

II.    DESCRIPTIF DU POSTE

MISSION

But / finalité :

•    Le(la) Coordinateur(trice) Logistique Adjoint(e) seconde le Coordinateur Logistique pour le pilotage des activités logistiques de la mission.
•    Il(elle) supervise le processus achat des biens, services et travaux nécessaires à l’accomplissement des actions SI, dans le respect des procédures requises.
•    Il(elle) s’assure du bon approvisionnement de la mission.
•    Le/la Coordinateur(trice) Logistique Adjoint(e) assure le suivi des équipements de la mission : véhicules, Générateurs, radiocommunication et informatique
•    Il/elle est garant du respect des règles de gestion des équipements sur l’ensemble des bases de la mission
•    Il/elle appuie le Coordinateur Logistique pour toutes les questions relatives à la gestion de la sécurité.
•    Le/la responsable Logistique Mission assure la formation continue des équipes logistiques aux procédures de SI
•    Il/elle assure le reporting logistique de la mission.
•    Il assure l’intérim du Coordinateur Logistique en cas d’absence.

FONCTION
Supervision du traitement des commandes de la mission et mise en œuvre du processus achat
•    Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et LA émises par les bases ;
•    Assurer le suivi des LA et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes ;
•    Apporter un appui aux logisticiens pour la réalisation des achats et la rédaction de contrats ;
•    Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la coordination ;
•    Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
•    Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des standards SI et les faire valider par le coordinateur logistique avant envoie au service approvisionnement du siège ;
•    S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures SI.

Supervision de l’approvisionnement de la mission
•    Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…) ;
•    Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses effectuées au niveau des bases ;
•    Maitriser les procédures d’achat SI et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission ;
•    En collaboration avec les programmes, consolider les prévisionnels d’achat des bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission ;
•    Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
•    Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

Suivi des expéditions
•    Identifier les transitaires et transporteurs ;
•    Assurer le suivi des frets et des expéditions nationaux et internationaux ;
•    Superviser les procédures de dédouanement et d’exonération du matériel importé.

Supervision de la gestion du stock de la mission
•    Contrôler la bonne gestion des entrepôts de la mission ;
•    Assurer des conditions d’entreposage suffisantes et satisfaisantes ;
•    Informer les responsables de stocks et/ou les magasiniers des entrées de matériels à venir ;
•    Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels des différentes bases de la mission ;
•    S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats SI ;
•    S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques ;
•    Consolider mensuellement l’inventaire des dons sur l’ensemble des programmes de la mission et le transmettre au coordinateur logistique ;
•    Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme.

Gestion du parc véhicule
•    Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules ;
•    Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules ;
•    Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, registration…) ;
•    S’assurer de la mutualisation des véhicules au niveau des bases ;
•    S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission ;
•    S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule ;
•    Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes.

Gestion de la communication
•    Prendre connaissance de la législation en vigueur en ce qui concerne le matériel de radiocommunication ;
•    Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc ;
•    Participer au dimensionnement des moyens de communication de la mission en fonction des opportunités et contraintes liées au terrain avec le coordinateur logistique ;
•    S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication ;
•    Tenir à jour l’état de parc du matériel de radiocommunication de la mission en lien avec le responsable de l’approvisionnement ;
•    Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel de radiocommunication de la mission.

Gestion du parc informatique
•    Participer au dimensionnement du parc informatique de la mission ;
•    Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus ;
•    S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique ;
•    Constituer un listing des pannes et rédiger des documents de références sur la résolution de celles-ci ;
•    Entrer en contact avec le service informatique du siège pour toute demande de support technique ;
•    Effectuer les pré-diagnostics pour toutes les demandes de retour de matériel pour SAV en France et les valider avec le service informatique du siège ;
•    S’assurer de la bonne expédition du matériel en destination de la France et de la présence des documents de support : Waybill et fiche de panne…
•    S’assurer que les sauvegardes automatiques hebdomadaires soient réalisées ;
•    Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc ;
•    Tenir à jour l’état de parc informatique de la mission en lien avec le responsable de l’approvisionnement ;
•    Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel informatique de la mission.

Sécurité
•    Déterminer avec le coordinateur logistique les moyens à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des équipes
•    Mettre en œuvre ces moyens sur les bases ;
•    Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, aux moyens de radiocommunication et à la sécurisation des bâtiments ;
•    Etablir et maintenir des liens informels et un réseau de contacts permettant la collecte des informations ainsi que la surveillance et l’analyse du contexte politique, sécuritaire et géopolitique dans le pays et zones d’intervention de SI ;
•    Gérer les crises sécuritaires en accord avec les plans de contingence de la mission en étroite collaboration avec le Coordinateur Logistique ;
•    Assister le Coordinateur logistique dans la mise à jour du Pack sécurité de la mission : Fiche de synthèse, plan de sécurité (mission et bases), plan d’évacuation et d’hibernation, ainsi que les documents d’analyse des risques et de phases de sécurité ;
•    Participer au briefing sécurité et contexte des nouveaux arrivants ou embauchés ;
•    Participe à la création d’outils de diagnostic sécurité avec le Coordinateur Logistique ;
•    Faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sécurité sur l’ensemble de la mission ;
•    Participer ou accompagner le Coordinateur Logistique aux réunions sur le thème de la sécurité ;
•    Mettre à jour régulièrement le constant compagnon de la mission ;
•    Préparer le document interne de suivi de la sécurité ;
•    Classer et archiver les documents relatifs à la sécurité.

Ressources humaines :
•    Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité ;
•    Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe ;
•    Superviser la bonne réalisation des plannings sur les bases (gardiens, chauffeurs…) ;
•    Former les équipes logistiques aux procédures SI ;
•    Être médiateur dans toutes les phases de conflits impliquant des membres des équipes logistiques ;
•    Organiser des ateliers de formations sur des thématiques logistiques selon les besoins identifiés.

Capitalisation / Reporting / Représentation
•    Remplacer provisoirement le Coordinateur Logistique ou apporter une aide sur les bases en cas de besoin ;
•    Consolider, traiter et analyser les rapports logistiques mensuels des bases et assurer le reporting logistique au Coordinateur Logistique de la mission selon la périodicité définie ;
•    Participer activement à la rédaction des propositions d’opération et des rapports bailleurs pour les parties logistiques ;
•    Participer aux réunions de coordination relatives à la logistique, représenter SI sur demande et/ou sur délégation ;
•    Superviser l’archivage des documents logistiques de la mission.

III.    POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)
•    Sous l’autorité hiérarchique de : Coordinateur Logistique
•    Autorité hiérarchique sur : Gestionnaire Logistique

IV.    PROFIL RECHERCHE
•    Formation :  Master en logistique et transport ou diplôme équivalent.
•    Expérience : au moins 5 dans l’humanitaire ; au moins trois ans d’expérience à un poste similaire ; compétence en gestion des chaines d’approvisionnement ; transport ; Gestion de stock et équipements.
•    Langues : Connaissance du Français obligatoire ; connaissance de l’Anglais est un atout.
•    Informatique : Pack office ; Maitrise du logiciel LINK et autres logiciels logistique
•    Qualités requises : honnêteté, sens de l’organisation, flexibilité, bonne capacité de négociation, transparence, esprit d’équipe ; management d’équipe ; sens de l’écoute.


Merci d’adresser votre candidature avec CV, lettre de motivation, diplômes et certificats de travail, au bureau de SOLIDARITES INTERNATIONAL à l’attention du Coordinateur Administratif et Financier par email à l’adresse recrutement@solidarites-cameroun.org

Date limite de dépôt de candidature : le 01 décembre 2023

Fait à Yaoundé, le 20 novembre 2023
Pour Solidarités International
Coordinatrice Administrative


Rokhaya DIA