OFFRES D'EMPLOIS : Consultant(e)s Assistant(e)s Administratif(ve)s Programme - Fondation Elizabeth Glaser pour la lutte contre le VIH pédiatrique (EGPAF) - Douala

AVIS DE VACANCE DE POSTE

Titre : Consultant(e)s Assistant(e)s Administratif(ve)s Programme

Nombre de postes :  02

Lieu de travail :  Douala - Littoral

Rend compte à :  Directeur des opérations / SDM

Date limite de dépôt des candidatures : 14 février 2024

La Fondation Elizabeth Glaser Paediatric Aids est un leader mondial dans la lutte contre le VIH et le sida chez les enfants. Elle opère dans 19 pays et plus de 5 500 sites dans le monde pour prévenir la transmission verticale du VIH aux enfants et aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au travail fructueux de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un effectif mondial de plus de 1 000 personnes - dont neuf sur dix travaillent sur le terrain - la mission mondiale de la Fondation consiste à mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH, à faire progresser la recherche innovante et à mener des actions de plaidoyer stratégiques et ciblées à l'échelle mondiale afin d'apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles à travers le monde. Pour plus d'informations, visitez notre site web : www.pedaids.org.

La Fondation Elizabeth Glaser Paediatric AIDS recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) de programme pour fournir une assistance administrative aux équipes techniques de district d'EGPAF Cameroun dans les domaines de la coordination des achats, de la coordination administrative/financière, de la logistique, de la coordination des stocks sur le terrain ainsi que de la liaison entre les équipes techniques et opérationnelles pour la coordination des opérations quotidiennes.

Principales responsabilités

Soutien et coordination des achats

- Recueillir chaque semaine les formulaires de demande d'approvisionnement (PRF) approuvés par les responsables de site dans le district soutenu désigné.

- Consolide chaque PRF de site en un PRF principal et le soumet au directeur de projet pour approbation, assure le suivi de l'approbation et le soumet au service des achats.

- tient un registre de toutes les PRF principales soumises par district et fournit des mises à jour hebdomadaires aux responsables de site, aux AT et à l'ELT du Cameroun sur l'état d'avancement des achats

- Fournit la liste de distribution au responsable de l'inventaire et vérifie que les fournitures ont été distribuées et reçues dans les sites conformément aux spécifications du PRF.

 Soutien et coordination des finances

- Aider à préparer les demandes d'avances de fonds du personnel du district soutenu et au niveau du site.

- Préparer les budgets pour les ateliers, les séminaires et les formations conformément au plan de travail et au budget du projet.

- Veiller à ce que les demandes d'avances de fonds soient traitées en temps voulu.

- Travaille avec l'équipe financière et les équipes de district pour fournir les documents justificatifs pour les paiements par argent mobile.

- En cas d'approbation, peut effectuer des paiements en espèces directement aux participants, par exemple pour les groupes de soutien aux adolescents, en coordination avec les responsables de site et l'équipe financière.

- Assurer la liaison avec l'équipe financière pour fournir des rapports sur les avances non remboursées aux chefs de district et transmettre toute avance non remboursée depuis plus de 30 jours au directeur de projet et au directeur national.

- Soutenir et assurer la liaison avec l'équipe financière pour veiller à ce que toutes les feuilles de temps des équipes de district soutenues soient soumises dans les délais.

Soutien administratif et coordination

- Coordonner la logistique des ateliers, des séminaires et des formations pour les districts soutenus.

- Rédiger les procès-verbaux des réunions de temps à autre

- Organiser les déplacements

- Soumettre et rapprocher les notes de frais

- Maintenir les systèmes d'archivage informatique et manuel

- Mettre en œuvre des tâches de bureau et des processus administratifs

Qualifications requises

- Formation :  Au moins un diplôme national supérieur en administration/gestion de bureau, en secrétariat ou dans d'autres domaines connexes.

- Expérience :  Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire. Une expérience dans des ONG locales et/ou internationales est un atout.

- Langue :  La maîtrise du français est une exigence essentielle du poste, et une connaissance pratique de l'anglais est un atout.

Compétences requises

- Bonnes aptitudes à la communication ;

- Bonne capacité d'organisation et de planification ;

- Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;

- Flexibilité et sens aigu de la confidentialité ;

- Être créatif et avoir le sens du service

- Bonne maîtrise du Pack Microsoft Office

Comment postuler

Les candidats qualifiés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation par mail au CameroonProcurement@pedaids.org avec pour objet : Consultant(e) Assistant Administratif programme

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.

Les candidatures ne sont acceptables qu'à travers le lien ci-dessus.

DELAI FERME DE RECEPTION LE 14 FEVRIER 2024 A 17H