L'UE au Cameroun et pour la Guinée Equatoriale est à la recherche d'un(e) secrétaire

Conditions d'emploi:

Poste d’Agent Local (AL) de niveau III – AL3
Salaire de base de départ (brut) : 890.028,00 XAF
Niveau d'enseignement universitaire (BTS/BAC+2)
37,5 heures de travail par semaine
Régime de pension complémentaire + Assurance médicale pour les employés et leur famille offerts sous certaines conditions
Date limite pour le dépôt des candidatures :  30 aout 2024

Nous sommes

L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens qui joue un rôle important au niveau international dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l’aide au développement, ainsi que par sa coopération avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.

Nous proposons

Nous proposons un poste de Secrétaire. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la délégation. Le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant que Secrétaire; la fonction pouvant être modifiée selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction, le candidat retenu servira de personnel technique et d’appui aux Chefs de Sections TRADE et POLITIQUE, dont les tâches et responsabilités principales seront...

 DESCRIPTION DE POSTE
Poste : Agent local groupe III
Titre du poste : Secrétaire
N° du poste : 451586
Situation dans l’organigramme : Section TRADE et POLITIQUE
Nom de l’actuel titulaire :
Mission: Secrétariat des sections TRADE et POLITIQUE et Backup du secrétariat de
l’Ambassadeur
ATTRIBUTIONS
1. Tâches générales
2. Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités ;
3. Conception et rédaction des projets de réponse aux courriers;
4. Organise et classe les dossiers des Sections TRADE et POLITIQUE (électronique et
physique) ;
5. Coordonne l’agenda des Chefs de Sections TRADE et POLITIQUE et prend les
dispositions s’y rattachant, y compris les prises de rendez-vous et réservation de
chauffeurs ou de salle de réunions ;
6. Effectue les réservations (voyages et hébergement) Chefs de Sections TRADE et
POLITIQUE lors de leurs différentes missions ainsi que les remboursements et
prépare les formulaires appropriés ;
7. Assure le lien entre les sections ;
8. Organise les réunions des sections avec les services extérieurs ;
9. Préparation, soumission et suivi des programmes de congés et de mission
10. Filtre les communications téléphoniques des chefs de Sections TRADE et
POLITIQUE et donne des renseignements de 1er degré ;
11. Elabore le compte-rendu des réunions des Sections TRADE et POLITIQUE;
12. Soumet au moment opportun les dossiers en suspens ;
13. Reçoit et dirige les visiteurs vers les chefs de Sections TRADE et POLITIQUE;
14. Assure le suivi des décisions prises par les chefs de Sections TRADE et POLITIQUE
et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
15. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques des Sections
TRADE et POLITIQUE ;
16. Elabore un répertoire des adresses utiles des interlocuteurs des Chefs de Sections
TRADE et POLITIQUE;
17. Gère les fournitures de bureau en collaboration avec les autres secrétaires de section ;
18. Contribue selon les besoins au back-up l’Assistante du Chef de Délégation;
19. Backup secrétariat de l’Ambassadeur
20. Effectue toute autre tâche commandée par les nécessités de service.
21. Tâches spécifiques aux sections TRADE et POLITIQUE
- Organisation logistique des missions en provenance du Siège et des missions d'assistance
technique ;
- Participation aux évaluations des offres dans le cadre d'appels à propositions, demandes
de prestations ;
- traitement du courrier ;
- projet de réponse au courrier ;
- rédaction de notes verbales ;
- classement; tenue de l'agenda des sections TRADE et POLITIQUE et des chefs de
section;
- compte rendu de réunion; accueil des visiteurs réservation de salle et de chauffeurs;
- effectue les réservations de voyages et de missions, prépare les remboursements ;
- gestion des fournitures de bureau de la section TRADE et de la section POLITIQUE
PROFIL REQUIS
Etudes : Minimum Bac +2 ; BTS en Secrétariat ou équivalent
Expérience professionnelle : dans un poste similaire d’au moins 5 ans, idéalement dans une
ambassade ou une organisation internationale.
Connaissances linguistiques : Excellente maîtrise du français et de l’anglais. Connaissance
de l’Espagnol et du Portugais est un avantage.
Connaissances informatiques : traitement de texte, tableurs, courrier électronique et
navigation Internet. Maitrise de logiciels de Publication Assisté par Ordinateur est un
avantage.
Aptitudes requises :
- Disponibilité et discrétion
- Rapidité d’exécution
- Réactivité
- Prise d’initiatives
- Autonomie

En savoir plus :

• Recrutement_Annexe_Avis_de_vacance_Secrétaires.pdf
• Description Poste Secretaire AL3_DUE.pdf

   

  Comment soumettre votre candidature
  Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives à: eeasjobs-109@eeas.europa.eu au plus
  tard le 30 aout 2024
  L'objet du courriel/mail doit indiquer : "Candidature poste de Secrétaire Sections TRADE et
  POLITIQUE"
  
  La candidature doit contenir les éléments suivants:
   Une lettre de motivation;
   Un CV selon le format EUROPASS (https://europass.cedefop.europa.eu );
   La copie des diplômes universitaires;
   La copie des attestations d'emplois relatives à l'expérience professionnelle;
   Deux références au minimum (structures, noms, prénoms, fonctions, numéro de téléphone et
  adresse e-mail) auxquelles la Délégation de l'Union européenne pourra s'adresser dans le
  cadre de l'examen des candidatures.