OFFRE D'EMPLOI : Responsable Logistique/Approvisionnement, Sûreté & Sécurité - FHI 360, Family Health International, ONG Cameroon

French Version
DESCRIPTION DU POSTE

Titre du poste : Responsable Logistique/Approvisionnement, Sûreté & Sécurité
Projet : Programme d’Appui à la Résilience Communautaire au
Cameroun
 (PARC-Cameroun)

FHI 360 est une organisation à but non lucratif qui mobilise la recherche, les
ressources et les partenariats afin que les populations du monde entier aient accès
aux opportunités dont elles ont besoin pour mener une vie saine et épanouie. Avec
des collaborations dans plus de 60 pays, nous travaillons directement avec les
dirigeants locaux pour faire progresser l'équité sociale et économique, améliorer la
santé et le bien-être, répondre aux crises humanitaires et renforcer la résilience des
communautés. Nous partageons des connaissances fondées sur des données et des
outils évolutifs qui élargissent l'accès et l'équité afin que les communautés puissent
relever efficacement des défis complexes, répondre aux crises et s'assurer un avenir
prospère.
FHI 360 recrute actuellement un Responsable Logistique/Approvisionnement,
Sûreté et Sécurité pour le Programme d'Appui à la Résilience Communautaire au
Cameroun (PARC-Cameroun), financé par l'USAID. PARC-Cameroun soutient le
renforcement des capacités institutionnelles des organisations de la société civile
locale au Cameroun afin qu'elles puissent mieux représenter et servir leurs
communautés et contribuer à la réalisation de leurs objectifs de développement.
RESUME DU POSTE
Le poste de Responsable Logistique/Approvisionnement Sûreté & Sécurité sera
basé à Yaoundé, dans la région du Centre et sera supervisé par le Directeur de
l'Administration et des Finances. Il/elle sera responsable de toutes les activités liées
à l'acquisition de biens et de services, y compris les services des fournisseurs et des
consultants pour le bureau. Il/elle gère tous les contrats de services et de consultants
ainsi que les subventions ou les sous-contrats pour s'assurer que les termes et
conditions sont respectés et que les contrats sont tenus à jour.
Le Responsable de la logistique et de la sécurité exécutera tous les programmes,
plans et politiques de sécurité et de sûreté pertinents pour le projet, y compris les
procédures de sécurité détaillées conformes aux politiques de sécurité de FHI 360.
Cela comprendra des exercices d'intervention d'urgence et des procédures de
communication pour le projet.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
• Assurer la sécurité, la sûreté et l'atténuation des risques et s'assurer que le
personnel du projet respecte les procédures de sécurité du projet.
• Surveiller et analyser l'environnement de menace continu auquel est
confronté le projet et informer la direction en conséquence. Distribuer les
avertissements de menace à tout le personnel, le cas échéant.
• Veiller à ce que des mesures d'atténuation des risques appropriées soient
prises par le projet pour répondre aux menaces ou aux changements de
menaces auxquels le projet est confronté. Cela doit inclure des mesures de
protection physique, des routines de travail sûres, des restrictions de
mouvement, des équipements de protection et la mise à disposition de
personnel de sécurité, selon les besoins.
• Superviser le contrôle et la coordination des mouvements pour le projet, le
transport et les déplacements du personnel.
• Superviser tout fournisseur de sécurité engagé par le projet pour assurer la
conformité contractuelle et l'exécution de leurs tâches, et agir en tant que
point de contact central avec le fournisseur de sécurité.
• Signaler les incidents de sécurité, les violations et les actions correctives
recommandées, le cas échéant, au COP, à l'autorité de nomination et au
Département de la sécurité du siège.
• S'assurer que tous les nouveaux employés/entrepreneurs reçoivent des
orientations et des briefings de sécurité appropriés.
• Vérifier que tous les dispositifs de sécurité tels que les serrures, les alarmes,
les systèmes d'accès et les mesures de protection contre la force physique
sont opérationnels ou signalés pour réparation.
• Veiller à ce que les systèmes d'accès des visiteurs et de contrôle des véhicules
soient efficaces et adaptés à l'environnement de menace.
• Travailler avec le responsable de la sécurité du siège pour maintenir le plan
de réponse aux crises du projet en coordination avec le COP et s'assurer que
les informations de contact qui y sont contenues sont toujours à jour.
• Fournir un rapport de sécurité hebdomadaire à la direction du projet et au
département de sécurité du siège.
• Être en mesure d'aider à l'intervention d'urgence en dehors des heures
d'ouverture du projet, si nécessaire.
• Servir de liaison avec l'agent de sécurité régional de l'ambassade des ÉtatsUnis et/ou le personnel équivalent du gouvernement américain pour les
questions de sécurité du projet.
• Assister le projet avec la planification de la continuité des affaires, au besoin.
• Gérer le processus de tous les achats, y compris les appels d'offres et le
processus de sélection.
• Superviser et maintenir tous les contrats de service, les accords de consultants
et les baux pour tous les bureaux du Cameroun.
• Suivre tous les contrats, accords de consultants et autres achats pour
s'assurer que la clôture, les renouvellements ou les nouvelles offres se font
en temps voulu.
• Suivre et surveiller les délais de livraison et fournir des mises à jour régulières
au personnel technique pour s'assurer que les délais sont respectés.
• Tenir à jour tous les dossiers d'approvisionnement, y compris toute la
documentation nécessaire, pour les biens et services, les consultants, les
subventions et les contrats de sous-traitance et tout autre contrat ou accord.
• Vérifier les biens/services reçus pour s'assurer que les commandes sont
correctement remplies et que les biens répondent aux spécifications.
• Travailler avec le responsable des opérations et des finances sur le processus
d'approvisionnement pour tous les besoins de gestion du bureau.
• Aider à l'affichage des nouvelles embauches des consultants pour s'assurer
que les offres d'emploi sont annoncées de manière cohérente avec les autres
achats et de la manière la plus efficace possible.
• Suivre les préoccupations et répondre aux questions du personnel technique
concernant les contrats et la conformité des clients ; conseiller et prendre des
mesures correctives.
• Négocier les prix et les conditions de tous les contrats et accords de
consultants.
• Gérer et examiner annuellement la performance des fournisseurs pour tous
les bureaux de projet, mener la documentation appropriée et le processus de
nouvel appel d'offres si nécessaire en cas de non-performance du
fournisseur.
• Maintenir une connaissance à jour des processus et politiques
d'approvisionnement de FHI 360 ainsi que des lois locales et des meilleures
pratiques en matière d'approvisionnement.
• Agir en tant que liaison avec la comptabilité pour s'assurer que les bons de
commande sont payés à échéance et que les comptes sont tenus à jour.
• Travailler avec l'équipe des opérations sur le suivi des actifs pour tous les
actifs et s'assurer que l'inventaire annuel est complet.
• Former le personnel aux procédures et politiques d'approvisionnement et aux
exigences en matière de documentation.
• Participer à l'élaboration et à la révision des procédures et politiques
d'approvisionnement.
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS, EXPERTISE ET COMPLEXITÉ
• Articulation, professionnalisme et capacité à communiquer de manière claire
et positive avec les clients.
• Connaissance approfondie des normes et pratiques en matière
d'approvisionnement.
• Connaissance pratique des politiques et procédures de l'entreprise
concernant les achats, les consultants et les contrats.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer les processus et les
délais avec une supervision limitée.
• Excellente aptitude à travailler en équipe.
• Posséder de bonnes compétences en matière de planification, d'organisation
et de relations interpersonnelles.
• Capacité d'analyser l'information et d'exercer son jugement lors de la prise
de décisions dans le contexte des politiques et procédures établies.
• Maîtrise des logiciels informatiques, par exemple MS-Word, MS-Excel, MS
Outlook et MS PowerPoint.
• Doit être autonome et avoir le souci du détail.
• Familiarité avec le travail avec les organisations internationales et les
règlements de l'USAID.
EXIGENCES MINIMALES
• Licence ou son équivalent international en administration des affaires ou dans
un domaine connexe.
• Minimum de 5 ans d'expérience en approvisionnement.
• Doit avoir une expérience professionnelle préalable sur des programmes
financés par l'USAID.
• Connaissance pratique des logiciels de bureautique, notamment WORD, Excel,
PowerPoint, Outlook et Microsoft Teams.
• Doit avoir d'excellentes compétences en communication et une bonne
maîtrise de l'anglais et du français écrit et parlé.
• Doit faire preuve d'une grande intégrité.
• Expérience de l'établissement de solides relations de travail avec des
collègues d'organisations et de cultures différentes.
• Capacité à respecter les délais avec une forte attention à la cohérence, aux
détails et à la qualité.
• Capacité à voyager dans le pays si nécessaire.
• Autorisation de travailler au Cameroun.

La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne
prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour mener à
bien ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme
représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de
réviser ce document à tout moment.
COMMENT POSTULER
Les candidats doivent soumettre leur candidature, y compris leur CV et leur lettre de
motivation, par courriel à l’adresse cameroonrecruitment@fhi360.org au plus tard le
20 Septembre 2024, à 17 heures, du Cameroun.
L'objet du courriel doit inclure "Responsable Logistique/Approvisionnement
Sûreté & Sécurité". Nous apprécions tout intérêt pour ce poste, mais seuls les
candidats présélectionnés seront contactés. Aussitôt, le profil recherché trouvé,
l’offre sera fermée.
FHI 360 est un employeur qui prône l'égalité des chances et l'action positive. FHI 360
est un employeur qui prône l'égalité d'accès à l'emploi et l'action positive et qui ne
s'engage pas dans des pratiques discriminatoires à l'égard des personnes
employées ou à la recherche d'un emploi sur la base de la race, de la couleur, de la
religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'origine
nationale ou ethnique, de l'âge, de l'état civil, du handicap, du statut d'ancien
combattant, de l'information génétique ou de tout autre statut ou caractéristique
protégé par la législation en vigueur.
 
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JOB DESCRIPTION

Job Title:

Logistics/Procurement Safety & Security Officer
Project: Programme d’Appui à la Résilience Communautaire au
Cameroun (PARC-Cameroun)

FHI 360 is a global organization that mobilizes research, resources and relationships
so people everywhere have access to the opportunities they need to lead full and
healthy lives. With collaborations in over 60 countries, we work directly with local
leaders to advance social and economic equity, improve health and well-being,
respond to humanitarian crises and strengthen community resilience. We share
data-driven insights and scalable tools that expand access and equity so
communities can effectively address complex challenges, respond to shocks and
achieve thriving futures.

FHI 360 is currently recruiting for the position of Logistics/Procurement Safety &
Security Officer for the USAID-funded Community Resilience Support Program in
Cameroon (PARC-Cameroon). PARC-Cameroon supports the institutional capacity
strengthening of local civil society organizations in Cameroon to better represent
and serve their communities and help achieve their development goals.
JOB SUMMARY
The Logistics/Procurement Safety & Security Officer position will be based in
Yaoundé, Center region and will report to the Director of Administration and
Finance. S/he will be responsible for all activities related to the procurement of goods
and services, including vendor and consultant services for the office. Manages all
service and consultant contracts as well as any grants or subcontracts to ensure
terms and conditions are met and contracts are kept up to date. The Logistics and
Security Officer will perform all security and safety programs, plans and policies
relevant to the project including detailed security procedures that comply with FHI
360 security policies. This will include emergency response drills and communication
procedures for the project.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
• Provides security, safety and risk mitigation and ensures that project staff comply
with project security procedures;
• Monitors and analyzes the ongoing threat environment faced by the project and
briefs the leadership accordingly. Distributes threat warnings to all staff as
appropriate;
• Ensure that appropriate risk mitigation measures are taken by the project to
respond to the threats or changes in threats faced by the project. This is to include
physical protection measures, safe working routines, movement restrictions,
protection equipment and security staff provision, as required.
• Oversees movement control and coordination for the project, transportation and
staff whereabouts.
• Oversees any security provider contracted by the project to ensure contractual
compliance and performance of their duties, and act as the focal point of contact
with the security provider.
• Reports security incidents, violations and recommends corrective actions, as
appropriate, to the Chief of Party (COP), the appointing authority and the HQ
Security Department.
• Ensures all new employee/contractor personnel receive appropriate security
orientations and briefings.
• Ensures that all security devices such as locks, alarms, access systems and
physical force protection measures are operational or reported for repair.
• Ensures visitor access and vehicle control systems are effective and appropriate
for the threat of environment.
• Works with the HQ Security Manager to maintain the project’s Crisis Response
Plan in coordination with the COP and ensure that the contact information
contained therein is always up to date.
• Provides a weekly security report to project leadership and HQ Security
Department.
• Be able to assist with out-of-hours emergency response at the project, if needed.
• Serve as the liaison with the U.S. Embassy Regional Security Officer and/or
equivalent U.S. Government personnel for project security matters.
• Assist the project with business continuity planning, as required.
• Manages the process for all procurements, including bidding and selection
process.
• Oversees and maintains all service contracts, consultant agreements, and leases
for all Cameroon offices.
• Tracks all contracts, consultant agreements and other procurements, ensuring
closeout, renewals or rebids happen timely.
• Tracks and monitors deliverable deadlines and provides regular updates to
technical staff to ensure deadlines are met.
• Maintains all procurement files, including all necessary documentation, for goods
and services, consultants, grants and subcontracts and any other contract or
agreement.
• Checks goods/services received to ensure orders are filled correctly and goods
meet specifications.
• Works with Operations & Finance Officer on procurement process for all office
management needs.
• Assists with posting announcements for open positions to ensure they are
advertised in adherence to FHI 360 procurement policies and in the most effective
way possible.
• Negotiates price and terms and conditions for all contracts and consultant
agreements.
• Manages and annually reviews vendor performance for all project offices,
conducts appropriate documentation and new bidding process if required for
vendor nonperformance
• Maintains up-to-date knowledge of open, transparent procurement processes
and policies as well as local laws and best practices around procurement.
• Works with Operations team on asset tracker for all assets and ensures annual
inventory is complete.
• Trains staff in procurement procedures and policies and documentation
requirements.
• Performs other duties as assigned.
KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES, EXPERTISE AND COMPLEXITY
• Articulate, professional and able to communicate in a clear, positive manner
with clients.
• Comprehensive knowledge of procurement standards and practices.
• Working knowledge of company policies and procedures regarding
procurement, consultants, and contracts.
• Ability to work independently and manage processes and deadlines with
limited supervision.
• Excellent team spirit.
• Possess good planning, organizational, and interpersonal skills.
• Ability to analyze information and exercise judgement when making decisions
within the context of established policies and procedures.
• Proficiency in computer software applications e.g. MS-Word, MS-Excel, MS
Outlook and MS-PowerPoint.
• Must be a self-starter with attention to detail.
• Familiarity in working with international organizations and USAID regulations.

MINIMUM REQUIREMENT STANDARDS:
• Bachelor’s Degree or its International Equivalent in business administration
or related field.
• Minimum of 3-5 years of procurement experience.
• Must have prior work experience on USAID funded programs.
• Working knowledge of office software, including WORD, Excel, PowerPoint,
Outlook and Microsoft Teams.
• Must have excellent communication skills and good command in both written
and spoken English and French.
• Must have high integrity.
• Experience establishing strong working relationships with colleagues from
different organizations and cultures.
• Ability to meet deadlines with strong attention to consistency, detail, and
quality.
• Ability to travel within country if needed.
• Authorization to work in Cameroon.
This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor
restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This
document should not be construed in any way to represent a contract of
employment. Management reserves the right to review and revise this document at
any time.
HOW TO APPLY
Candidates must submit their application, including CV, and cover letter, via email to
cameroonrecruitment@fhi360.org by September 20th, 2024, 5:00 p.m. Cameroon
time.
Email subject line must include “Logistics/Procurement Safety & Security Officer”.
We appreciate all interest in this position. However, only shortlisted candidates will
be contacted.
FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer. FHI 360 is an equal
employment and affirmative action employer whereby we do not engage in practices
that discriminate against any person employed or seeking employment based on
race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin,
age, marital status, disability, veteran status, genetic information or any other status
or characteristic protected under applicable law.