OFFRE D'EMPLOI : Finance and Administrative Assistant, Projet CoSMO - Conférence Episcopale Nationale du cameroun

National Episcopal Conference of Cameroon
    Code postal. B.P. : 1963    Adresse : 7624 Avenue Mgr Henri Vieter, Yaoundé 3
Tél.. 00 (237) 222 31 15 92/222 31 49 10 Fax (237) 22 31 49 15 E-mai/: cenc20042003@yah00.ca Pays : Cameroun Ville : Yaoundé - Mvolyé

DESCRIPTION DE POSTE
Poste: Finance and Administrative Assistant, Projet CoSMO
Employeur: Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC)
Superviseurs:    - Technique : Finance Manager, Projet CoSMO
         Administratif : Zonal Manager, Projet CoSMO
Ville, Pays: Bafoussam, Cameroun
Date de publication: 27 septembre 2024
Nombre de postes; 01
Date de début souhaitée: immédiatement
Durée du contrat: septembre 2025 (avec possibilité de renouvellement)
A PROPOS DE LA CENC
La Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC) est le siège de l'Eglise catholique au Cameroun, où la promotion de la dignité humaine est au centre des préoccupations des Objectifs de Développement Durable. La CENC œuvre pour assurer la
Le travail de deveioppernent de lu CLNC c.lU Curnerourj est uccurj-jpll C.I truvet-s, l'uccès une éducation de qualité, la santé, la promotion de l'engagement des fidèles pour la réduction des inégalités et l'autonomisation des groupes vulnérables.
RÉSUMÉ DU PROJET CoSMO
Le projet CoSMO (Consolidating Systems and Services for the Management of Orphans and Vulnerable Children), d'une durée de 5 ans et d'un montant d'environ 33 millions de dollars US, est financé par le Presidentl s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) par l'intermédiaire de l'Agence Américaine pour le Développement International (USAID). Il couvre au moins 68 districts sanitaires dans les 10 régions du Cameroun. Le programme est mis en œuvre par un consortium d'organisations locales dirigé par la Conférence Episcopale Nationale du
 
Cameroun (CENC) depuis le 1er janvier 2023.
Le programme OEV (Orphelins et Enfants Vulnérables) relève les défis de la prise en charge durable des OEV en renforçanVles capacités du Gouvernement de la République du
 
Cameroun (GRC), de la société civile, des communautés et des ménages à fournir des soins et un soutien de qualité aUX enfants infectés et affectés par le VIH au Cameroun. Sous la direction de la CENCI les partenaires des sous-récipiendaires, le gouvernement du
Cameroun et d l autres parties prenantes travaillent en collaboration pour atteindre environ 65 000 d'OEV et leurs familles dans les districts sanitaires du pays où la charge du VIH est élevée. Le programme consiste en des activités de prévention du VIH et de recherche de cas pour les OEV, ainsi qu l en un soutien communautaire pour la liaison avec les soins et la rétention des enfants et des adolescents vivant avec le VIH, dans le but de contribuer au contrôle de l'épidémie de VIH en atteignant et en maintenant les objectifs 95-95-95 de IIONUSIDA.
TERMES DE REFERENCE
Résumé du poste
Sous la supervision du Finance Manager, l'Assistant Administratif et Financier sera responsable de la gestion de toutes les questions financières des sous-bénéficiaires du Projet CosMO et des partenaires d'exécution dans la zone I qui comprend, les régions du NordOuest, de l'Ouest et du Sud-Ouest.
Rôles et responsabilités
Gestion financière et budgétaire
     Dresse l'état des besoins et prépare les demandes d'avance mensuelles pour assurer Ic bon fonctionnement du bureau zonal
     Contrôle les pièces justificatives des transactions financières et s'assure de la complétude et de la conformité des liasses conformément aux dispositions du manuel de procédure
     Prépare les rapports financiers mensuel des dépenses de la zone et les soumet à l'équipe des finances au niveau central avec toutes les liasses justificatives.
     Assiste les staffs de la zone dans la planification et l'exécution des aspects financiers des uclivilés progturtitnuliques
Gestion des subventions

imputations comptables des dépenses du Partenaire et dépenses de la
     Veille au suivi budgétaire des partenaires d'implémentation de la zone, Contrôle de l'exhaustivité, de la conformité et de la complétude des pièces  justificatives mensuelles, liées aux liquidations des dépenses du projet CoSMO,      Contrôle des forecast et cash forecast et transmission à l'équipe subgrants pour traitement des demande d'avance,
     Transmission de toute information relative au suivi des conventions entre le partenaire d'implémentation et la CENCI
     Appui le Finance Officer du partenaire d'implémentation dans la gestion financière des activités du projet,
 Veille au suivi des recommandations issues des formations et des différentes mission de supervision.
Suivi comptable
     Fait les
Zone sur Excel o ¯Saisie les imputationsdu Partenaire et la Zone sur Excel pour lesdifférentsœurnaux o Assiste le Finance Officer du Partenaire pendant les audits externes
     Accompagne le Finance Officer du Partenaire dans le suivi des recommandations des audits internes et externes
 Suivi achats et logistique
     Suivi du véhicule de la zone ( suivi du renflouement, suivi du logbook et dossier véhicule, Produire le rapport mensuel du véhicule)
     Emettre les RFQs de la zone, faire le suivi et la transmission des cotations réClJes au bureaU central
 Partage le planning mensuel des déplacements des staffs de la zone avec le bureaU central.
 Transmet au plus tard le 05 de chaque mois les attestations de service fait des Agents d'entretiens et de gardiennage
     Transmet les factures de baux au niveau central et faire le suivi
Administration et suivi des actifs
     Fait le suivi du groupe éléctrogène ( suivi du renflouement, suivi du logbook)   Fait le suivi du véhicule,
     Produit le rapport mensuel suivant le modèle du tableau partagé
     Partage avec le bureau central la fiche d l inventaire et les fiches détentrices des équipements.
     Elabore toutes les demandes d'achats de la zone et faire le suivi jusau l à obtention des signatures et transmission au procurement.
     Veuille à la transmission de tout les bordereaux de receptions ainsi que des factures des différents atéliers se déroulant dans la zone.
Suivi trésorerie
  Controle de l'exactitude des soldes de trésorerie à la fin de chaque mois.
  Accompagne le partenaire dans le suivi de trésorerie des avances reçus
 
Gestion administrative du personnel
  Assure la gestion administrative du personnel et du site.      Assure l'archivage numérique et physique
QUALIFICATIONS MINIMALES Formation et Expérience
Licence en finance et comptabilité ou toute autre discipline connexe.
     Minimum de 02 ans d'expérience professionnelle   Expérience de travail dans une ONG serait un avantage   Connaissance de TOM2PRO serait un avantage certain.   Connaissance de Sage 100 serait un avantage.
     Expérience dans les projets/programmes de lutte contre le VIH/SIDA est un plus de préférence les projets OVC et l'expérience USAID / PEPFAR en général.  Connaissance de l'utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office.
Qualités personnelles
 
transversalité Compétences en matière de formation et de facilitation.
     SOUCi du détail, de la précision et de la rapidité dans l'exécution des responsabilités confiées.
Proactivitét orientation vers les résultats et le service.   Capacité à travailler sous pression.
Langue requise / souhaitée : Doit être bilingue avec une connaissance pratique de l'Anglais et du Français.
Voyage requis déplacements réguliers dans la zone concernée et/ou sur le territoire camerounais.
RELATIONS DE TRAVAIL CLÉS
Relations de supervision : Chauffeur de la Zone
Interne : Personnel des finances et des opérations du Projet CENC/CoSMO
Externe : Sous récipiendaire du projet CoSMO- Partenaires d'implémentation, autres  prestataires de services zonaux.
Conformité aux valeurs à l'échelle de la CENC (pour tout le personnel de la CENC) :
Elles sont ancrées dans les valeurs, les principes directeurs, la mission de l'Eglise Catholique et de la CENC. Elles sont requises de chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités. Il s'agit de:
     Respect de la dignité de la personne humaine
  Respect du bien commun
     Respect du principe de subsidiarité
     Respect du principe de solidarité   Confiance dans toutes les relations
     Epanouissement professionnel
0 Partenariat
  Responsabilité
     Intégrité
     Responsabilité et management
     Esprit stratégiq ue
Avertissement: Cette description de poste n'est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des taches et des responsabilités associés au poste. Les procédures d'acquisition de talents de la CENC reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l'exploitation. La CENC est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.
COMMENT POSTULER
Les fichiers DOIVENT UNIQUEMENT inclure :
l . Lettre de motivation adressée au Secrétaire Général de la CENC d'une (01) page   maximum ;
 
2.    CV de quatre (04) pages maximum ;
3.    Liste d'au moins 3 références, dont l'une doit être un leader d'une communauté religieuse/confessionnelle
4.    Preuve de qualifications académiques / professionnelles pertinentes
5.    Preuve d'expérience professionnelle.
Tous les fichiers DOIVENT être soumis en format pdf et renommés comme suit : Nom du fichier_votre nom par exemple CV_votre nom
Vous pouvez postuler en envoyant vos candidatures à l'adresse suivante :
recruitment@necc-cenc.org en mentionnant "Finance and Administrative Assistant Zone 1 Projet CoSMO " en objet.
Date limite de reception des candidatures: 06/10/2024 à minuit heure du Cameroun.
Aucune candidature soumise par un autre canal que celui indiqué ci-dessus ne sera considérée. Les candidatures incomplètes, les candidatures reçues après la date limite, les candidatures ne respectant pas les instructions ci-dessus seront rejetées. Ce poste est uniquement réservé aux candidats de nationalité camerounaise. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
NB : En postulant à cet emploi, le candidat doit comprendre que la CENC protège la vie humaine à tout prix et exigera du candidat qu'il fasse de même s'il est recruté. LA CENC Demande également à son personnel de traiter toutes les personnes avec dignité et respect et de prévenir activement le harcèlement, les abus,  l'exploitation et la traite.

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Conférence Episcopale Nationale du Cameroun
    National Episcopal Conference of Cameroon     
    Code postal. B.P. : 1963    Adresse . 7624 Avenue Mgr Henri Vieter, Yaoundé 3
Tél.. OO (237) 22231 15 92/222 31 49 10 Fax: (237) 22 31 49 15 E-mail: cenc20042003@yah00.ca Pays : Cameroun Ville : Yaoundé - Mvolyé
JOB DESCRIPTION
Position: Finance and Administrative Assistant, CoSMO Project Employer: National Episcopal Conference of Cameroon (NECC)
Supervisors: - Technical: Finance Manager, CoSMO Project
         Administrative : Zonal Manager, CoSMO Project
 Town, Country: Bafoussam, Cameroon
Number of positions: 01
Expected start date: immediately
Publication date: 27th September,2024
Duration of Contract: September 2025 (with possibility of extension)
ABOUT NECC
The National  (NFC is the   the Catholic Church in Cameroon, where the promotion of human dignity is at the center of the concerns of the Sustainable Development Goals. NCCC works to ensure dignity of the human being, common good, subsidiarity and in solidarity of all humans. NECC's development work in Cameroon is accomplished through, access to quality education, health, promoting commitment of the faithful for the reduction of inequalities and empowerment of vulnerable groups.
SUMMARY OF THE CoSMO PROJECT
The 5-year, approximately US$33 million Consolidating Systems and Services for the Management of Orphans and Vulnerable Children in Cameroon (CoSMO) Project funded by the President's Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) through the United States Agency for International Development (USAID) cover 68 health districts across all 10 regions of Cameroon. The program is being implemented by a consortium of local organizations led by the National Episcopal Conference of Cameroon (NECC) since January 1, 2023.
 The OVC program addresses the challenges of sustainable care and support to OVC by strengthening the capacities of the Government of the Republic of Cameroon (GRC), civil society, communities, and households to provide quality care and support to HIV-infected and affected children in Cameroon. Under the leadership of NECC, sub-recipients' partners, the Government of Cameroon and other stakeholders are working collaboratively to reach about 65,000 OVC and their families in health districts across the country where the HIV  burden is high. The program consists of HIV prevention and case finding activities for OVC as well as ensuring community support for linkage to care and retention among children and adolescents living with HIV with the goal of contributing to HIV epidemic control by attaining and sustaining the 95-95-95 targets of UNAIDS. TERMS OF REFERENCE
 JOB Summary
Under the supervision of the Finance Officer, the Finance and Administrative Assistant will be responsible for managing all financial questions for CosMO sub-beneficiaries and implementing partners in Zone l, which includes the North-West, West and SouthWest regions.
Duties and responsibilitie
Financial and budqetary management
     Draws up the statement of requirements and prepares the monthly requests for advances to ensure the smooth running of the zonal office
     Checks the supporting documents for financial transactions and ensures that they  are complete and in conformity with the provisions of the procedure manual.      Prepares monthly financial reports and submits them to the central finance team with all supporting documents,
     Assists area staff in planning and executing the financial aspects of programme activities.
Grant management
 the
     Checks the exhaustiveness, conformity and completeness of the monthly
 the
     Checking forecasts and cash forecasts and forwarding them to the sub-granting team for processing of requests for advances,
     Transmission of all information relating to the monitoring of agreements between the implementation partner and the CENCt
     Supports the implementing partner's Finance Officer in the financial management of project activities,
     Ensures that the recommendations resulting from the training sessions and supervision mission are followed up,
Accounting follow-up o Makes the accounting entries for the Partner's expenses and the Zone's expenses
     Enter the Partners and the Zone's charges on Excel for the various Journals
 Assists the Partner Finance Officer during external audits
     Supports the Partner Finance Officer in following up the recommendations of external and internal audits
 
Purchasing and logistics monitoring
     Monitoring the zones vehicle (monitoring refloating, monitoring the logbook and  vehicle file, producing the monthly vehicle report)
     Issuing RFQs for the zone, following up and forwarding any quotes received to head office
     Sharethe monthly travel schedule forstaff inlhe zone with head office.
 
     By the 05th of each month at the latest, forward the certificates of service rendered  by the maintenance and caretaking staff.
     Send lease invoices to central office and follow up on them.
Administration and monitorinq of assets
     Monitor the genset (bail-out monitoring, logbook monitoring)
  Monitor the vehicle, o Produce the monthly report according to the shared table model
     Sharing with the central office the inventory sheet and equipment holder sheets.   Prepare all purchase requisitions for the zone and follow them up until they are signed and sent to procurement.
     Ensures that all receipt slips and invoices for the various workshops taking place in the zone are forwarded.
Treasury monitoring
  Checks the accuracy of cash balances at the end of each month.
o Assists the partner in monitoring the cash flow of advances received on a monthly basis.
Personnel administration o Ensures the administrative management of staff and the site.
  Digital and physical archiving
MINIMUM QUALIFICATIONS
Education and experience
  Bachelori s degree in Finance and accounfing or any other reiafed discipline.   Minimum of 02 years work experience
 
Experience working in an NCO will be an advantage
Knowledge in TOM2PRO would be a distinct advantage
  Knowledge of Sage 100 would be an advantage
  An experience in HIV/ AIDS project/ programs is a plus- preferably OVC projects and USAID / PEPFAR experience in general   knowledge on the Usage of Microsoft Office package
Personal qualities
Ability to multi task
Training and facilitation skills.
Attention to details, accuracy and timeliness in executing assigned responsibilities.
Proactive, results-oriented and service-oriented. Ability to work under pressure.
Language required / desired
Must be bilingual with a working knowledge of English and French.
Travel required: Regular travels within the region / zone covered in Cameroon.
KEY WORKING RELATIONSHIP
Supervisory : None
Internal : Finance and Operations staff of NECC/CoSMO Project
 
External : CoSMO Sub-Recipients — Implementing Partners- Other Zonal service providers
NECC-wide competences (for all NECC staff)
These are rooted in values, guiding principles, and mission of the Catholic Church and the NECC. They are required of each staff member to fulfill his or her responsibilities and achieve the desired results. These are:
     Respect for the dignity of human being
     Respect for the common good
0    Respect for the principle of subsidiarity
     Respect for the principle of solidarity
     Trust in all relationships   Professional growth
     Partnership with others
     Responsibility and accountability
         Integrity
     Responsibility and management
Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skills, efforts, tasks and responsibilities associated with the position.
NECCs talent acquisition procedures reflect our commitment to protecting children and vulnerable adults from abuse and exploitation. NECC is an equal opportunity employer.
HOW TO APPLY
Files MUST include:
1    . Cover letter addressed to the Secretary General of NECC
2, CV of maximum 4 pages
3.    List of at least 3 references, one of which should be a leader of a religious/faith community
4.    Evidence of relevant academic / professional qualifications
5.    Proof of professional experience.
You can apply by sending your applications to the following address: recruitment@necc-cenc.orq
Mentioning "Finance and Administrative Assistant Zonel — CoSMO Project" in the subject
 
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Deadline: 06/10/2024 at midnight Cameroon time.
Incomplete applications or applications received after the deadline will not be considered.
Female candidates are encouraged to apply.
This position is reserved only for Cameroonian nationals. Only shortlisted candidates will be contacted.
NB: ln applyingforthis jobÄhe applicant musEunderstand thaENECC protects human life at all costs and will require the applicant to do the same if recruited. NECC also asks its staff
 
to treat all persons with dignity and respect and to actively prevent harassment, abuse, exploitation and trafficking.