Récépissé de déclaration d’association N° 00407/RDA/J06/BAPP - N° Contribuable : M039100014600W
BP : 18486 Douala - Cameroun _ Tel: (00237) 6 99 98 79 09 / 6 78 88 87 15
Email : swaalittoral@yahoo.fr
Web : http://swaa-littoral.com / https://plateforme-elsa.org/structure/swaa-littoral/

TERMES DE REFERENCE RELATIFS AU RECRUTEMENT D’UN.E CABINET/CONSULTANT·E POUR LA REVISION DU MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DE L’ASSOCIATION SOCIETY FOR WOMEN AIDS IN AFRICA (SWAA) -LITTORAL

I. Contexte et justification
SWAA Littoral est une association créée en 1991, qui constitue l’une des branches
régionales du réseau SWAA- Cameroon. Basée à Douala et soutenue par plusieurs
partenaires Financiers et Techniques comme le Comité National de Lutte contre le Sida,
Solidarité Sida, la Fondation de France, Sidaction, PEPFAR. SWAA Littoral est en effet
fortement impliquée dans la défense des droits humains et la réduction des risques en
communauté. Grâce aux projets de proximité que SWAA mène auprès des populations
clés et vulnérables, elle apporte une pierre à l’édifice, dans la lutte contre le VIH/SIDA,
notamment l’atteinte des objectifs 95-95-95 de l’ONUSIDA.
Depuis 2022 grâce au soutien de Solidarité Sida, la ville de Paris et l’Agence Française
de Développement, la SWAA-Littoral s’est engagée dans un programme de
structuration plus robuste baptisé « Programme Autonomisation ».
Compte tenu des ambitions de l’Association et de l’évolution de ses activités, il
est apparu indispensable de la doter de documents de référence, afin de mieux piloter
ses différentes activités et de donner quitus aux actions mises en œuvre dans le cadre de
ces activités. Parmi ces documents de référence, figure en bonne place le Manuel de
Procédures Administratives, Financières et comptables.
En effet, ledit manuel de procédures établit et détaille, pour chaque activité menée
par une organisation, les étapes, les intervenant·e·s impliqué·e·s et les outils utilisés
pour mener à bien cette activité. C’est le fil conducteur des activités, soit le « comment
bien faire » de l’association.
De ce fait, il ressort que toute association qui recherche la qualité, la rigueur et la
pérennité de ses actions, doit mettre en place un contrôle interne pertinent et efficace qui
s’appuie sur une bonne organisation matérialisée par des procédures écrites fiables et
adaptées à l’évolution de la structure et de son environnement. Le Manuel de Procédures
Administratives, Financières et Comptables de SWAA-Littoral sera évolutif et
adaptable dans le temps. L’initiative de sa révision revient au Secrétariat Exécutif, et
cette révision intervient en fonction du développement des activités.
Pour ce faire, les services d’un cabinet ou d’un·e Consultant·e qui aura la charge
d’accompagner la SWAA-Littoral dans la révision de son manuel de procédures se
révèlent essentiels.
Le présent document vise ainsi le recrutement d’un cabinet ou d’un·e Consultant·e
qui aura pour mission d’accompagner SWAA-Littoral dans la révision de son manuel
de procédures actuel.


L’appel aux services dudit cabinet ou Consultant·e s’exécutera conformément aux
principes et normes généralement admis en la matière, à la réglementation financière en
vigueur, et à celle en matière de passation des marchés publics.
Dans le cadre de sa mission, le cabinet ou le·la Consultant·e analysera les procédures
existantes pour identifier les goulots d’étranglement, les lacunes et les inefficacités, afin
d’en tenir compte dans La révision dudit manuel.
II. Objectifs de la mission
L’objectif de la mission est de réviser le Manuel de Procédures Administratives,
Financières et Comptables existant de SWAA-Littoral, pour une gestion saine, plus
efficace et plus efficiente de SWAA-Littoral.
Spécifiquement la mission assignée au cabinet ou au·à la Consultant·e va consister à
décrire :
 les aspects institutionnels de SWAA-Littoral ;
 le rôle de tout·e intervenant·e concerné·e par le manuel, ceci en illustrant les liens
entre les diverses étapes des circuits et des supports d’information,
 les principales activités ;
 le processus de passation, d’exécution, de suivi et de règlement des marchés ;
 le processus de la planification et le suivi des activités ;
 la procédure de gestion logistique ;
 la procédure de déplacement du personnel ;
 la procédure de gestion du personnel ;
 les procédures financières ;
 les procédures comptables ;
 les procédures administratives ;
 le processus d’élaboration des rapports d’activités ;
 la conduite des audits internes et externes ;
 le processus de révision du manuel de procédures.
Le manuel de procédures fait partie des outils qui permettent d’identifier le circuit des
responsabilités en matière de gestion administrative, comptable et financière, avec les
statuts de l’association, le règlement intérieur et l’organigramme. Pour ce faire il doit
aider à :
 avoir une bonne connaissance et maîtrise des circuits d’informations ;
 définir les acteurs de SWAA-Littoral, leurs rôles, leurs profils, leurs positions,
leurs tâches, leurs liens ;
 Prévoir et bien gérer les ressources (humaines, matérielles et financières).

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III. Résultats attendus
Le manuel sera révisé en associant étroitement le personnel de SWAA-Littoral dont il
prendra en compte les besoins et les préoccupations, afin de formaliser des procédures
qui soient rapidement opérationnelles et bien comprises par les personnes chargées de
les appliquer.
Au terme de la prestation, il est attendu les résultats suivants :
 les aspects institutionnels de SWAA-Littoral sont décrits ;
 le rôle de tout·e intervenant·e concerné·e par le manuel est décrit, et les liens
entre les diverses étapes des circuits et des supports d’information sont décrits ;
 les principales activités sont décrites ;
 le processus de passation, d’exécution, de suivi et de règlement des marchés est
décrit ;
 le processus de la planification et le suivi des activités est décrit ;
 la procédure de gestion de gestion logistique est décrite ;
 La procédure de déplacement du personnel est décrite ;
 la procédure de gestion du personnel est décrite ;
 les procédures financières sont décrites ;
 les procédures comptables sont décrites ;
 les procédures administratives sont décrites ;
 le processus d’élaboration des rapports d’activités est décrit ;
 la conduite des audits internes, externes est décrite ;
 Le processus de révision du manuel de procédures est décrit.
IV. Méthodologie
Le manuel de procédures doit être élaboré suivant la description institutionnelle
conformément à l’organigramme de SWAA-Littoral, en se basant sur les textes
statutaires de la SWAA-Littoral.
Le Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables de SWAALittoral sera élaboré selon la méthode participative et comprendra les étapes suivantes :
 l’élaboration des TDRs du manuel par SWAA-Littoral ;
 la mise en place d’une équipe restreinte au niveau de la SWAA-Littoral ;
 la facilitation de la recherche documentaire par l’équipe restreinte ;
 l’élaboration du projet de manuel par le cabinet ou le·la consultant·e ;
 la restitution provisoire du projet de manuel à l’équipe restreinte ;
 la validation finale du projet de manuel à travers un atelier de validation ;


 l’élaboration du rapport de l’atelier de validation par le cabinet ou le·la
consultant·e ;
 la finalisation du manuel par le cabinet ou le.la consultant.e ;
 la formation des utilisateurs par le cabinet ou le.la consultant.e.
V. Durée de la mission
La durée de la mission est de 30 jours calendaires.
VI. Contenu du manuel
Le manuel de procédures doit préciser pour le compte de la SWAA-Littoral,
l’organisation, les principes de gestion, les tâches et procédures à appliquer. Les normes
et procédures qui s’y trouveront doivent s’appliquer à l’ensemble des contributions
financières (ressources d’origine extérieure et fonds propres) et aux activités de la
SWAA-Littoral.
Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes
fonctions. A chaque fonction correspondent plusieurs tâches à mener, chacune d’elles
s’analysant en termes d’opérations successives à exécuter.
Les chapitres souhaités qui doivent faire l’objet de développement dans le manuel sont
les suivants :
 Les aspects institutionnels,
 La gestion du secrétariat,
 La gestion du personnel,
 La gestion des missions et déplacements,
 La gestion des achats et prestations de services
 La gestion des immobilisations
 La gestion des stocks de fournitures et du carburant
 Les procédures budgétaires
 Les procédures financières et comptables
 Les procédures logistiques
 Les procédures de contrôle et d’audit interne
 Les procédures de rapportage, suivi et évaluation, supervision,
 Les annexes.

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VII. Documents et moyens mis à la disposition du cabinet
Pour l’exécution de la mission, le cabinet ou le·la Consultant·e aura accès à toute
personne nécessaire au succès de la mission et à tous les documents techniques,
financiers et juridiques concernant la gestion de SWAA-Littoral.
Il sera fourni au cabinet ou au·à la Consultant·e tous les renseignements dont il·elle aura
besoin pour l’accomplissement de la mission et il lui sera également apporté assistance
pour l’organisation de tous les contacts requis dans ce cadre.
VIII. Qualifications du cabinet ou du Consultant
Le cabinet ou le·la Consultant·e doit être spécialisé·e dans l’élaboration de manuels de
procédures administratives, comptables et financières.
Il·elle devra avoir au moins cinq ans d’expérience dans l’élaboration de ces manuels.
En outre le cabinet / le·la consultant·e devra avoir :
- réalisé de façon satisfaisante, au moins deux missions d’élaboration de manuel de
procédures administratives, comptables et financières au cours des cinq dernières
années.
Il sera également apprécié :
- L’inscription de la structure à l’ordre des experts comptables
- L’expérience auprès d’associations et / ou d’ONG avec un portefeuille
conséquent et travaillant avec de multiples bailleurs nationaux et internationaux
- Connaissance des exigences des bailleurs de fonds.
IX. Le calendrier d’exécution de la mission et les livrables
Le cabinet / le·la consultant·e devra prévoir :
- Une réunion de lancement de la mission, rassemblant les principales parties
prenantes et présentant la méthodologie, le chronogramme… ;
- La restitution de la version provisoire du manuel, sous forme d’un atelier de
travail avec l’équipe restreinte (Bureau Exécutif, Le Secrétariat Exécutif et la
Responsable Administrative et Financière et les Coordinateurs);
- La révision de la version provisoire suite aux retours de l’atelier ;
- La restitution finale de la version définitive du manuel (WORD et
PDF) comprenant une séance de formation auprès du personnel de la SWAALittoral
Le cabinet ou le.la Consultant.e devra fournir au Bureau Exécutif de SWAA-Littoral les
livrables en version papier et en version électronique sur clé USB (Word et PDF).

X. Critères de notation
Référence des travaux similaires déjà effectués 20%
Expérience du personnel du cabinet ou du consultant 50%
Méthodologie 20%
Dossier administratif 10%
L’offre technique sera pondérée à 70%
L’offre financière comptera pour 30%
XI. Proposition technique et financière
La proposition technique doit comporter les éléments suivants :
- l’approche méthodologique et de l’organisation du travail envisagé, un calendrier
d’exécution des travaux ;
- une présentation des compétences et de l’expérience dans le domaine similaire
(joindre les contrats et/ou les notifications) ;
- une présentation des profils des acteurs de l’équipe proposée pour la réalisation
de la mission.
La proposition financière doit indiquer le coût global de l’étude, comprenant :
- les honoraires de l’équipe de l’étude ;
- les dépenses de transport, si nécessaire (location de voiture + carburant) ;
- les frais de mission, si nécessaires (dans le cadre des déplacements dans la zone
de l’étude).
XII. Confidentialité
Le cabinet / le·la Consultant·e sélectionné·e s’engage à :
- garder confidentiels tous les documents et informations de quelque nature qu'ils
soient, qui lui auront été communiqués par SWAA-Littoral, ou dont il.elle aura
eu connaissance, quels qu'en soient la forme, le support et le contenu ;
- n'utiliser ces documents et informations qu'aux seules fins du présent Cahier de
charges ;
- prendre toutes les dispositions nécessaires, notamment auprès des membres de
son personnel appelés à prendre connaissance de ces documents, ou à connaître
ces informations, et dont le soumissionnaire répond entièrement en la matière,
pour prévenir et éviter leur divulgation à des tiers, de quelque manière que ce
soit,


- restituer sans délai à SWAA-Littoral, à sa demande, les documents, rapports,
données et autres informations qu'elle jugera confidentiels ;
- respecter les lois et règlements en vigueur en tout lieu où devra s'effectuer tout
ou partie des prestations. Il prendra à cet effet, toutes les dispositions requises
pour s'y conformer.
SWAA-Littoral, quant à elle, s'engage à coopérer de bonne foi et sans réserve avec le
Cabinet ou le·la consultant·e attributaire, pour permettre à celui·celle-ci d'exécuter ses
obligations dans les meilleures conditions.
XIII. Modalités de candidature
Les consultant.e.s / cabinet.s intéressé.es et ayant la qualification requise sont invité.e.s
à déposer leurs dossiers de candidature à l’accueil du centre « SON-NINKA » de
SWAA-Littoral, sis au quartier Mbanga-Bakoko, derrière ENEO-YASSA, ou à
soumettre leurs candidatures en ligne via les adresses email suivantes :
swaalittoral@yahoo.fr
La date limite de dépôt de dossier : 30 Novembre 2024 à 15h00, heure de DoualaCameroun.
Pour toute question, vous pouvez contacter notre secrétariat au +237 699 987 909

 
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