DOSSIER D’APPEL D’OFFRES NATIONAL N° DAO 001/DAF/HF/2026 DU 22/04/2026 POUR L’ACQUISITION DE 18 ORDINATEURS LAPTOP NEUFS A YAOUNDE – CAMEROUN
EMETTEUR : ASSOCIATION HORIZONS FEMMES
YAOUNDE MELEN, 938 Rue Elig Effa
(3.389) CAMEROUN
Horizons_femmes@yahoo.fr

Table des matières
A. CONTEXTE ........................................................................................................................................................ 3
B. ORIGINE DES FONDS ................................................................................................................................ 3
C. OBJET DE L’APPEL D'OFFRES ............................................................................................................ 3
D. CAPACITE TECHNIQUE ET GARANTIES ....................................................................................... 3
E. ÉLIGIBILITE ...................................................................................................................................................... 4
F. CONFIGURATIONS MINIMALES REQUISES ................................................................................ 5
G. CADRE CONTRACTUEL ............................................................................................................................ 5
H. DEROULEMENT DU PROCESSUS ..................................................................................................... 6
1. Langue officielle de présentation des offres ....................................................................... 6
2. Documents constitutifs de l’offre .............................................................................................. 6
3. Délais de validité de l’offre .............................................................................................................. 6
4. Mention des tarifs ................................................................................................................................ 6
5. Coûts liés aux transits et aux douanes ................................................................................... 6
6. Soumission de l’offre .......................................................................................................................... 6
7. Date limite de soumission des offres ...................................................................................... 6
8. Achat des dossiers ............................................................................................................................... 7
I. ANNULATION DE LA PROCEDURE D’APPEL D’OFFRES .................................................... 7
J. MODIFICATION OU RETRAIT DES OFFRES ................................................................................. 7
K. DEPOUILLEMENT, ANALYSE ET EVALUATION DES OFFRES ........................................ 7
1. Evaluation et comparaison des offres ........................................................................................... 7
2. Refus de l’Offre ........................................................................................................................................... 8
L. ATTRIBUTION DU MARCHE .................................................................................................................. 8
1. Notification et attribution du marché ................................................................................... 8
2. Délai de livraison .................................................................................................................................. 8
3. Mode de livraison ................................................................................................................................ 8
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A. CONTEXTE
Horizons Femmes est une institution à caractère associatif qui travaille pour le bien-être des couches sociales défavorisées et particulièrement de la femme ; selon une vision et un idéal de bien-être qu’elle s’est fixés, et qui ressortissent à travers les 05 axes stratégiques de son action. Cette action qui s’insère pour l’essentiel dans les Objectifs de Développement Durable édictées par les Nations Unies, participe également de la réalisation des grands objectifs nationaux de développement, ainsi que retracés par le Document de Stratégie pour la Croissance et l’Emploi (DSCE) et les autres documents cadres du développement du Cameroun. A cet effet, l’association travaille en étroite collaboration avec les ministères clés de son ressort, et sous la bienveillance des bailleurs de fonds nationaux et internationaux, partenaires au développement, pour la mise en oeuvre d’un ensemble de projets en faveur des femmes, filles, enfants et autres personnes vulnérables.
Ces partenaires apportent leur soutien sur la base des projets préalablement approuvés avec un plan de financement également budgété d’avance. De ce fait l’Association exécute lesdits projets sur la base des ressources humaines, matérielles et logistiques déterminées de commun accord, et généralement acquises sur le marché local.
B. ORIGINE DES FONDS
HORIZONS FEMMES a reçu une subvention dans le cadre de la mise en oeuvre du projet « Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) », porté par FHI 360 et Co-exécuté par Horizons Femmes, financé par le gouvernement des États-Unis, et qui a pour objectif est de lutter contre le VIH, d’améliorer la santé des mères et des enfants, et de renforcer la réponse aux épidémies comme le paludisme.
C. OBJET DE L’APPEL D'OFFRES Dans le cadre de la mise en oeuvre du projet "EpiC", HORIZONS FEMMES travaillera dans des contextes pointus, nécessitant du matériel informatique de pointe. Le présent Appel d’Offres a pour objet l’achat de : Dix-huit (18) Ordinateurs Laptop neufs de marque HP :
Le fournisseur sélectionné devra être en mesure d’assurer l’expédition au siège de HORIZONS FEMMES, et d’offrir aux travers de sa filiale basée dans la région du Centre, un service après-vente de bonne facture, à un coût raisonnable.
D. CAPACITE TECHNIQUE ET GARANTIES
Le fournisseur doit disposer, outre les ordinateurs, un service après-vente (SAV) et/ou de maintenance avec un personnel expérimenté ; il doit apporter la preuve de l’expertise du personnel et/ou de la structure proposée. Le fournisseur garantit
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que les ordinateurs sont neufs, non encore inutilisés, du modèle le plus récent et qu'ils comprennent toutes les améliorations récentes quant à leur conception et leurs matériaux. Le fournisseur garantit en outre que les ordinateurs sont exempts de vices résultant de leur conception, des matériaux utilisés ou de leur livraison. Il s’engage à supporter les conséquences de toute défaillance technique éventuelle.
E. ÉLIGIBILITE
Le processus de passation des marchés de biens et services repose sur les conditions générales et les principes de base dont l’extrait est présenté ci-après, régissant la chaîne d’approvisionnement de HORIZONS FEMMES :
- HORIZONS FEMMES assure un processus de passation des marchés honnête, équitable, transparent et qui vise à assurer l’objectivité, à garantir l’impartialité et l’intégrité de la décision d’achat
- HORIZONS FEMMES applique des procédures favorisant une concurrence libre et saine. Le processus de passation des marchés est efficace, se déroule en toute responsabilité et garantit un accès libre à tous les fournisseurs pertinents et éligibles. Tous les fournisseurs sont soumis à des conditions similaires et bénéficient du même traitement.
- HORIZONS FEMMES encourage le principe de co-responsabilité dans son processus d’achat de biens et services en y intégrant des pratiques respectueuses de l’environnement dans l’ensemble de sa chaîne d’approvisionnement.
- HORIZONS FEMMES s’engage, dans le cadre de son processus d’achat de biens et services, au respect des normes éthiques, d’absence de conflits d’intérêts, des droits sociaux fondamentaux et la dignité des conditions de travail sur la base des normes internationales du travail.
- Les candidats ou soumissionnaires aux procédures de marchés mises en oeuvre par HORIZONS FEMMES doivent à minima attester qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations décrites en application du modèle de « Déclaration sur l'honneur de sous-traitant intervenant dans la mise en oeuvre d'une subvention financée par Expertise France » joint au présent appel d’offres. Ladite « Déclaration sur l'honneur de sous-traitant intervenant dans la mise en oeuvre d'une subvention financée par Expertise France » devra être remplie, signée et annexée à l’offre du candidat/soumissionnaire.
La participation au marché est ouverte à égalité de conditions aux personnes physiques et aux personnes morales (qu’elles participent à titre individuel ou dans le cadre d’un groupement) éligibles, spécialisées dans la vente des ordinateurs, répondant aux critères de sélection préétablis, à l’éthique et aux valeurs fondamentales défendues par HORIZONS FEMMES.
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F. CONFIGURATIONS MINIMALES REQUISES Composant Caractéristique Cible Justification Processeur Intel Core i5-1135G7 (11e gén) ou i5-1235U (12e gén) Permet de traiter les formules Excel complexes et le multifenêtrage sans latence. Mémoire Vive (RAM) 8 Go DDR4 3200 MHz Minimum vital pour faire tourner Windows 11 et ODK Collect/Desktop simultanément. Stockage (SSD) 256 Go ou 512 Go SSD NVMe Un SSD est 10x plus rapide qu'un disque dur classique. Crucial pour la vitesse d'ouverture des rapports. Écran 14 ou 15.6 pouces Full HD Indispensable pour avoir un pavé numérique dédié Connectivité HDMI, USB 3.0, Wi-Fi 6, Bluetooth et port RJ45 Pour les présentations, connexion et le transfert de données.
Les offres préciseront le prix unitaire de chacun du modèle ci-dessus.
Toutefois il est laissé au fournisseur la possibilité de proposer un autre modèle en dehors des marque asiatique et russe, pour autant que celui-ci est plus performant et livré à un prix concurrentiel.
G. CADRE CONTRACTUEL
L’objet principal de cet Appel d’Offres est de permettre à HORIZONS FEMMES d’identifier un fournisseur pour l’acquisition des ordinateurs neufs ayant les caractéristiques susmentionnées.3.
Le marché sera attribué au soumissionnaire qualifié dont l’offre est pour l’essentiel conforme au cahier des charges et qui est également considérée comme celle la plus intéressante selon les critères combinés de prix et des conditions de vente. Le fournisseur sélectionné à la suite de ce processus signera un contrat d’achat avec HORIZONS FEMMES afin de formaliser la collaboration. Ce contrat sera
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éventuellement doublé d’un contrat de maintenance, à moins de comporter des clauses de maintenance avantageuses.
H. DEROULEMENT DU PROCESSUS
Le candidat supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de son offre. HORIZONS FEMMES ne sera en aucun cas responsable de ces coûts. HORIZONS FEMMES se réserve le droit d'accepter ou de refuser, toute offre jugée non conforme, en tout ou en partie sans que le soumissionnaire ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement.
1. Langue officielle de présentation des offres
Les dossiers administratifs, les offres financières et techniques ainsi que les documentations techniques sur les ordinateurs proposés devront être rédigés en Français ou en Anglais.
2. Documents constitutifs de l’offre
Les offres présentées comprendront les documents suivants dûment remplis :
- Documents de présentation de la compagnie ou société soumissionnaire
- Offre commerciale et technique sur papier à en-tête officielle du fournisseur, datée, signée et cachetée.
- La fiche technique ou document descriptif des caractéristiques des ordinateurs, datée, signée et cachetée.
- Les documents administratifs attestant de la légalité de l’entreprise et de la conformité du soumissionnaire avec l’administration fiscale.
- Documents additionnels éventuels, pour autant qu’ils sont pertinents avec le présent appel d’offres.
3. Délais de validité de l’offre
Le délai de validité des offres devra être de trois (03) mois minimum à compter de la date de dépôt.
4. Mention des tarifs
Les tarifs doivent être libellés en Franc CFA. Le soumissionnaire précisera si les tarifs proposés sont en HT (Hors Taxes) ou TTC (Toutes Taxes Comprises).
5. Coûts liés aux transits et aux douanes
Le fournisseur doit prendre en compte tous les coûts liés aux transits et aux douanes.
6. Soumission de l’offre
Cachetage et marquage des offres :
DAO N°001/DAF/HF/2026 Du 22/04/2026
ACQUISITION DE 18 ORDINATEURS LAPTOP NEUFS A YAOUNDE – CAMEROUN
Le dossier complet hard devra être déposé au secrétariat de HORIZONS FEMMES dans une enveloppe fermée, contre décharge
7. Date limite de soumission des offres
Le délai des offres préalablement prévu pour au plus tard le 28 avril 2026 a été prorogée au: 13 Mai 2026 à 14 heures.
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8. Achat des dossiers
Le présent dossier d’appel offre est gratuit à tous les soumissionnaires.
I. ANNULATION DE LA PROCEDURE D’APPEL D’OFFRES
En cas d'annulation de l’Appel d'Offres, les soumissionnaires en seront informés de par procédure officielle.
L'annulation peut intervenir dans les cas suivants :
- Lorsque l'appel d'offres est infructueux, c'est-à-dire lorsque aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier n'a été reçue ou lorsqu'il n'y a pas eu de réponse ;
- Lorsqu’il y a modification fondamentale du projet et/ou de ses éléments techniques ou économiques ;
- Lorsque des circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendent impossible la mise en oeuvre normale du projet ;
- Lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excèdent les ressources financières disponibles ;
- Lorsqu'il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment empêché une concurrence loyale ;
- Lorsque l'adjudication du marché ne respecte pas la bonne gestion financière, à savoir les principes d'économie, d'efficience et d'efficacité (par exemple le prix proposé par le soumissionnaire à qui le contrat doit être octroyé est objectivement disproportionné par rapport au prix du marché).
J. MODIFICATION OU RETRAIT DES OFFRES
Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite fixée pour le dépôt des offres. Et aucune offre ne saurait être modifiée après ce délai.
Les retraits sont inconditionnels et mettent fin à toute participation à la procédure d'appel d'offres.
K. DEPOUILLEMENT, ANALYSE ET EVALUATION DES OFFRES
1. Evaluation et comparaison des offres
L’évaluation des offres reçues sera effectuée sur la base de toutes les informations demandées dans le dossier d’Appel d’Offres et des vérifications effectuées par un comité d’évaluation ad hoc mis en place. Le comité mis en place en interne par HORIZONS FEMMES procédera à l’évaluation et à la comparaison des offres suivant la démarche suivante :
- Examen de la conformité des offres sur le plan de la forme. Une offre est conforme lorsqu'elle respecte toutes les conditions, modalités et spécifications contenues dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction importante,
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- Lorsqu'une soumission n'est pas conforme au dossier d'appel d'offres, elle est immédiatement rejetée et ne peut, par la suite, être rendue conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou restrictions,
- L’évaluation technique se fera sur les offres jugées administrativement conformes. Le comité d'évaluation procédera à l’évaluation de tous les aspects techniques de chaque offre aux fins de s’assurer de la conformité technique,
- La comparaison des prix de revient proposés par chacun des soumissionnaires,
- Le remplissage de la grille d’analyse comparative des offres pondérée aux fins de prise de décision.
- La rédaction d’un procès-verbal par le comité d’évaluation.
Toute tentative dûment constatée d'un soumissionnaire visant à influencer le comité d'évaluation dans sa décision relative à l'attribution du marché entraînera le rejet immédiat de l’offre en question.
Dans un souci de transparence et de traitement égal, le comité d'évaluation peut demander à un soumissionnaire des explications additionnelles sur son offre dans un délai raisonnable déterminé par le comité. La demande d'explication et la réponse sont faites par un moyen écrit.
Si après délibération du comité d’évaluation, plusieurs fournisseurs se retrouvent ex-aequo, HORIZONS FEMMES se réserve le droit de contacter individuellement chacun des soumissionnaires concernés pour discuter sur leurs offres respectives et précéder souverainement à un choix définitif.
2. Refus de l’Offre
HORIZONS FEMMES se réserve le droit de rejeter toute offre n’étant pas en conformité avec la demande décrite dans ces documents, ou de ne retenir aucune des offres reçues.
L. ATTRIBUTION DU MARCHE
Le comité de sélection attribuera le marché au soumissionnaire ayant soumis l’offre correspondante au mieux aux dispositions du cahier de charges, témoigné par la note la plus élevée obtenue dans la grille d’analyse.
1. Notification et attribution du marché
HORIZONS FEMMES informera officiellement le soumissionnaire sélectionné, ainsi que ceux ne l’ayant pas été.
2. Délai de livraison
Le délai de livraison sera dûment précisé par chaque soumissionnaire dans son offre. Néanmoins, ce délai ne doit pas dépasser 10 jours maximum à compter de la date de réception par le fournisseur de la notification de l'attribution du marché.
3. Mode de livraison
Le soumissionnaire assume tous les risques relatifs aux biens jusqu’à la réception au lieu de destination. Il assurera l'expédition des ordinateurs de façon à prévenir les dommages ou toute détérioration pendant le transit jusqu’à l’arrivée à
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destination. L’expédition doit faire l'objet d’un bordereau détaillé et de tout autre document requis. Le matériel doit être expédié au nom de HORIZONS FEMMES et à la destination ci-dessous :
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YAOUNDE MELEN,
938 Rue Elig Effa (3.389)
CAMEROUN
E-mail : Horizons_femms@yahoo.fr