Titre du poste : 

Secrétaire du Directeur Général

Rattachement hiérarchique

Le/La Secrétaire du Directeur Général est placé(e) sous l'autorité directe du Directeur Général.

Mission principale

Assurer l'assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle du Directeur Général afin de faciliter la gestion quotidienne de ses activités, garantir une communication efficace et veiller à la confidentialité des informations stratégiques de l'institution.

Responsabilités principales

1. Gestion de l'agenda et des rendez-vous

• Organiser et mettre à jour l'agenda du Directeur Général.
• Planifier les réunions, audiences et déplacements.
• Assurer le suivi des échéances et rappeler les rendez-vous importants.

2. Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et classer les courriers, notes de service, comptes rendus et rapports.
• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.
• Gérer les archives physiques et numériques du cabinet du Directeur Général.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et prises de décision.

3. Accueil et communication

• Accueillir les visiteurs et partenaires du Directeur Général.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Assurer la liaison entre le Directeur Général et les différents services de la microfinance ainsi qu'avec les partenaires externes.

4. Organisation des réunions

• Préparer les convocations et les supports de réunion.
• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
• Assurer le suivi de l'exécution des décisions prises.

5. Gestion des déplacements

• Organiser les missions du Directeur Général.
• Effectuer les réservations nécessaires (transport, hébergement, salles de réunion).
• Préparer les documents administratifs liés aux déplacements.

6. Confidentialité

• Garantir la confidentialité des informations, documents et décisions de la Direction Générale.
• Veiller à la sécurité des dossiers sensibles.

7. Suivi administratif

• Assurer le suivi des correspondances nécessitant une réponse.
• Tenir à jour les tableaux de bord administratifs.
• Effectuer toute autre tâche confiée par le Directeur Général dans le cadre de ses fonctions.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonne capacité rédactionnelle.
• Excellente organisation administrative.
• Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
• Bonne expression écrite et orale en français ; la connaissance de l'anglais constitue un atout.

Qualités personnelles

• Grande discrétion et sens de la confidentialité.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Excellente présentation.
• Courtoisie et sens du service.
• Capacité à gérer les priorités et le stress.
• Esprit d'initiative et autonomie.
• Bon relationnel et aptitude à travailler en équipe.

Profil recherché

Formation

• Bac +2 à Bac +3 en Secrétariat de direction, Assistant de direction, Administration, Gestion ou domaine équivalent.

Expérience

• Minimum de 2 années d'expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d'une institution financière ou d'une microfinance.

Modalités de candidature

Envoyez votre cv et lettre de motivation à l'adresse suivante : rh@afric.ca 

Objet : Candidature - Secrétaire