AVIS DE RECRUTEMENT N°028.062023/RH/CCMR

CONTEXTE

CARE est l'un des plus grands réseaux d'aide humanitaire au monde, apolitique et non confessionnel qui appuie et gère des projets d’urgence et de développement en impliquant les communautés, en collaborant avec des partenaires locaux. Notre objectif est de lutter contre toutes formes de pauvreté, de défendre l'accès aux droits fondamentaux, de combattre les injustices sociales. Soutenir l’autonomisation des femmes et agir pour leurs droits sont des actions essentielles pour lutter contre la pauvreté, c’est pourquoi les femmes sont au cœur de nos programmes. CARE est présente dans 100 pays et à travers la mise en œuvre, de près de 1000 projets d’urgence et de développement.

Au Cameroun depuis 1978, CARE développe et met en œuvre 3 programmes d’actions (décomposés en plusieurs projets) en réponses aux crises humanitaires et appui au développement durable. Ils s’inscrivent dans les phases d’urgence, de résilience des femmes et des jeunes, d’accès à la santé sexuelle et de reproduction des populations les plus à risque, incluant les PVVIH.

Le Bureau de coordination de CARE International au Cameroun fait face à une croissance importante de son action dans le pays. Ce qui génère le besoin de renforcer le fonctionnement interne notamment au sein de son espace de Direction en vue de mieux organiser le traitement, la circulation et stockage des informations administratives. Une interaction coordonnée et soutenue avec les partenaires externes. 

Poste : Un(e) (01) Assistant (e) de Direction

Pôle : Direction

Forme contrat : CDD d’un (01) an avec possibilité de renouvellement (Période d’essai incluse)

Temps de travail : 40 heures par semaine (Temps plein)

Rattachement hiérarchique : Directeur Pays 

Lieu du poste : Yaoundé (poste non délocalisé)

Mission et objectif général du poste :

Sous la supervision du Directeur Pays, L’assistant(e) de Direction est responsable de toutes les fonctions d’appui au bon fonctionnement des activités quotidiennes de la Direction de CARE Cameroun. Il/elle fournit un soutien administratif de qualité dans le traitement des demandes d'informations, la préparation de correspondances, l’organisation des visites, l’organisation des conférences en ligne et des réunions de planification. Il (elle) coordonne la préparation des réunions et répond à une grande variété de demandes d’informations et de communication des acteurs internes à l'organisation (Bureau de coordination pays, bureau régional, siège) ainsi qu’aux acteurs externes (presse, partenaires, représentants du gouvernement).

Fonctions :

        Les tâches et responsabilités rattachées à cette fonction concernent :

·         L’appui à la communication officielle, interne et externe de la Direction

·         L’appui au fonctionnement administratif de la Direction

1-    Appui à la communication officielle, interne et externe de la Direction

·         Examiner, trier et organiser les demandes de rendez-vous pour et entre l’équipe de Direction en tenant à jour les calendriers et les rendez-vous ; en accueillant les visiteurs de la Direction ; en filtrant et en redirigeant les appels téléphoniques de la Direction ;

·         Passer en revue, traiter, distribuer et archiver les correspondances entrantes ; en suivant les actions en attente ; en rédigeant des réponses très variées et diverses ;

·         Traiter des communications exigeant souvent la confidentialité et une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ;

·         Veiller à la garantie d’une communication écrite de qualité : assurer le contrôle de la qualité des correspondances sortantes ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style ;

·         Assister aux réunions, établir des comptes-rendus, prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. des documents et de publications ;

·         Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources en vue d’élaborer des rapports, des notes d’information et autres en lien avec ;

·         Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement des dossiers au sein de la Direction afin d’assurer une capitalisation sur les succès stories ;

·         Gérer les fournitures administratives et le matériel de bureau sous sa responsabilité et mettre à jour l'inventaire des articles.

2 - Appui au fonctionnement administratif de la Direction

·         Assurer la qualité sur le fond et la forme des documents soumis à la signature du Directeur Pays par les différents services internes ;

·         Coordonner les services d’appui lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements 

·         Se coordonner avec d’autres unités administratives de la mission en vue d’assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de la direction ;

·         Coordonner le travail administratif de la Direction avec d’autres membres du personnel support, en établissant les priorités suivant les orientations reçues du Directeur Pays ;

·         Briefer les nouveaux staffs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et leur apporter une aide générale selon leurs besoins. 

·         Évaluer l’efficacité des méthodes administratives au sein de la Direction et formuler des recommandations visant à leur amélioration 

·         Relire et finaliser en veillant sur le fonds et la forme les discours préparés par les services de la mission et à prononcer par le Directeur

·         Garder des échanges réguliers avec les gestionnaires des bases opérationnelle de CARE international au Cameroun afin d’assurer la veille sur les éléments terrain inhérents au suivi de la direction.

Autres

·         S’acquitter d’autres tâches Administratives au sein de la Direction selon les besoins

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS

Qualifications :

• Un diplôme universitaire de niveau BAC+5 dans un domaine pertinent complété par une formation technique dans un domaine aussi pertinent pour le poste (administration, bureautique, secrétariat, etc.)
• Une connaissance pratique et expérience sur un poste similaire
• Au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative.
• Un sens élevé de la confidentialité,
• Une excellente capacité rédactionnelle
• Un bon esprit d'initiative et de jugement.
• Une excellente capacité d’organisation du travail
• Une excellente capacité de planification des priorités
• Une bonne aptitude à traiter avec patience et tact les visiteurs externes
• Une parfaite maîtrise du Français et de bonnes connaissances en Anglais
• Une bonne connaissance de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook… 

CONDITIONS ET MODALITÉS DE CANDIDATURE

IMPORTANT - COMMENT POSTULER (Suivre les instructions SVP)

1-       Les personnes intéressées par cette offre sont priées de bien vouloir remplir le formulaire prévu à cet effet en suivant le lien ci-dessous :

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=tzMy6BNI9U-JP_YPQAv8ukobPkX4LxZEpqNGSp_clydUQUpQTllFTThCQ0xWODdBSkFHWDZPTzJFRi4u

2-       A la fin du formulaire, il vous sera indiqué un autre lien par lequel vous transmettrez uniquement votre CV et lettre de motivation

NB :

1.       Les candidatures féminines sont vivement encouragées ;

2.       Toute candidature transmise par un autre canal que celui indiqué plus haut, ne sera pas prise en compte ;

3.       Seuls les candidats présélectionnés seront contactés personnellement.

Date de clôture de l’offre : 19 juin 2023 à 17 heures précises.