Objectifs spécifiques et activités associées
1- CONTRIBUER A LA GESTION DE LA SECURITE DE LA BASE
- Il/(Elle) participe à mettre en place et fait respecter l’ensemble des règles de sécurité définies sur la base.
- Il/(Elle) participe à la collecte et la transmission des informations sécuritaires sur la base.
- Il/(Elle) s’assure à ce que les bâtiments de la zone de couverture de la base soient conformes et équipés selon les standards sécuritaires de l’organisation.
- Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du respect des procédures de sécurité sur la zone de couverture de sa base et le cas échéant alerte son supérieur hiérarchique.
- Il/(Elle) rapporte à sa hiérarchie tout manquement aux règles de sécurité de sa base.
2- ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE HIERARCHIQUE
- Il/(Elle) organise une réunion mensuelle avec le personnel sous sa responsabilité hiérarchique, réalise un compte-rendu et le rapporte à son supérieur hiérarchique.
- Il/(Elle) assure la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique en collaboration avec l’administration et son supérieur.
- Il/(Elle) réalise les entretiens d’évaluation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
- Il/(Elle) assure la formation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique.
- Il/(Elle) assure la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation
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3- ASSURER LES AMENAGEMENTS ET L’ENTRETIEN DES BATIMENTS DE LA BASE
- Il/(Elle) effectue des visites de contrôle régulières dans l’ensemble des bâtiments de la base afin d’identifier les éventuelles réparations, maintenances ou aménagements à effectuer.
- Il/(Elle) supervise ou réalise l’ensemble des travaux de réparation, de maintenance ou d’aménagement de la base.
- Il/(Elle) supervise les travailleurs journaliers et les prestataires contractés pour réaliser des travaux sur la base.
- Il/(Elle) supervise l’entretien et les réparations des équipements domestiques de la base.
4- ASSURER LA GESTION DES EQUIPEMENTS DE LA BASE
- Il(Elle) participe aux choix techniques des équipements logistiques de la base.
- Il(Elle) assure la gestion quotidienne et administrative des équipements de la base.
- Il/(Elle) participe à l’installation des équipements de la base, s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
- Il/(Elle) participe à l’élaboration des procédures d’utilisation des équipements et à la formation de leurs utilisateurs.
5- CONTRIBUER AUX APPROVISIONNEMENTS
- Il/(Elle) s’assure que les charges fixes de la base soient payées dans les temps impartis.
- Il/(Elle) monte les dossiers d’achats de la base conformément aux procédures de l’ONG.
- Il/(Elle) négocie les prix des achats effectués sur sa base.
- Il/(Elle) respecte toutes les procédures de gestion financière de l’organisation.
- Il/(Elle) justifie toutes ses avances et dépenses professionnelles conformément aux procédures de l’organisation.
- Il/(Elle) envoie tout matériel destiné aux autres bases dans les temps et avec la documentation nécessaire.
- Il/(Elle) tient le stock de sa base conformément aux procédures de l’ONG.
- Il/(Elle) maintien au seuil minimum de stock afin de ne pas tomber en rupture.
6- ASSURER LA GESTION QUOTIDIENNE ET ADMINISTRATIVE DU PARC VEHICULE DE LA BASE
- l/(Elle) assure les réservations des véhicules de location conformément aux demandes des utilisateurs.
- Il/(Elle) assure le suivi quotidien des déplacements des véhicules de la base.
- Il/(Elle) s’assure que tous les véhicules sont pourvus des équipements et de la documentation nécessaire avant tout déplacement (checklist).
- Il/(Elle) supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires.
- Il/(Elle) assure la gestion administrative du parc véhicule de la base notamment de leur documentation en collaboration avec son supérieur hiérarchique.
- Il/(Elle) veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).
- Il/(Elle) s’assure de la mise en place et du remplissage des outils de suivi des déplacements, de gestion du carburant et de maintenance (log books).
- Il/Elle contrôle la consommation des véhicules de la base et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.
7- ASSURER LA GESTION DES DEPLACEMENTS INTERBASES
- Il/Elle veille à ce que le personnel se conforme à la politique et à la procédure des mouvements et des réservations.
- Il/Elle reçoit et traite les demandes de voyage en voiture, train et par avion.
- Il/Elle représente/participe aux briefing/réunions demandés par UNHAS.
- Il/Elle gère les réservations UNHAS en ligne et réserve/achète les billets de train pour les voyages officiels du personnel et en fait le suivi jusqu’à l’obtention des billets et transmission au staff voyageant.
- Il/Elle organise le transport pour l’accueil des voyageurs arrivant / partant de la coordination à l’aéroport ou la gare.
- Il/Elle assure l’affectation de chambre à la guest-house pour les expatriés de passage à la coordination et suit la rotation.
- Il/Elle prévient le personnel de maison de tout arrivé et départ.
- Il/Elle effectue les réservations d’hôtel pour le personnel de passage au niveau de la coordination et effectue le check des factures transmises avant paiement par la finance.
8- PARTICIPER A LA GESTION DU PARC INFORMATIQUE DE LA BASE
- Il/(Elle) s’assure que tout utilisateur de la base est le matériel informatique nécessaire et en bon état.
- Il/(Elle) veille à ce que les équipements informatiques fonctionnent correctement et soient nettoyés régulièrement.
- Il/(Elle) veille à ce que les utilisateurs de la base sauvegardent leurs données.
- Il/(Elle) détecte les problèmes informatiques et veille à les résoudre par lui-même ou un prestataire.
- Il/(Elle) veille à ce que le réseau internet fonctionne correctement. Le cas échéant, trouve des solutions.
- Il/(Elle) s’assure que les ordinateurs aient des antivirus à jour.
- Il/(Elle) supervise la gestion des modems et leur dispatching.
9- PARTICIPER AU REPORTING ET LA REPRESENTATION INTERNE DE LA BASE
- Il/(Elle) participe au reporting interne de la base.
- Il/(Elle) assure l’archivage des documents logistiques de la base sous la supervision de son supérieur hiérarchique.
- Il/(Elle) assure le reporting logistique mensuel de la base et le transmet à son supérieur hiérarchique.
- Il/(Elle) participe aux réunions internes de l’organisation.
- Il/(Elle) assure une communication efficace des informations aux autres services de la base.
Etre titulaire d’un Bac + 2 ou tout autre diplôme équivalent dans la logistique. Bac + 3 apprécié.
Ø Expérience Professionnelle :
- Expérience d’au moins deux (02) ans continus dans un poste similaire dans une entreprise logistique.
- Expérience d’au moins un (01) an à un poste similaire dans une organisation internationale.
Ø Connaissances et compétences obligatoires
- Procédures Administratives et Logistiques
- Respect des règles de sécurité
- Gestion de la chaine d’approvisionnement (achat, transport, stockage)
- Equipements techniques (Informatique, communication, etc…)
- Français
- Pack Office
- Windows
- Dépannage soft et Hard
Ø Connaissances et compétences appréciées
- Encadrement d’équipe
- Anglais
Ø