SERENITY MEDICAL CENTER

JOB ANNOUNCEMENT

Medical Secretary / Front Desk Officer

Serenity Medical Center is a patient-centered private clinic located opposite Maison Damas, Yaounde. We are hiring a professional, courteous, and detail-oriented Medical Secretary / Front Desk Officer to ensure excellent patient experience and smooth administrative operations.

Main Responsibilities

·       Patient reception & orientation: Warm welcome; direct patients to the right service; monitor waiting area and alert the nurse in emergencies; answer calls calmly and professionally.

·       Confidentiality: Protect patient privacy at all times; do not share patient information outside the care team.

·       Patient registration (electronic medical system): Register all new and returning patients; enter accurate demographics and reason for visit; confirm registration before vital signs.

·       Appointments, reminders & follow-up: Schedule appointments, send reminders (call/WhatsApp); and follow up after care

·       Billing, payments & daily cash handover: Prepare detailed invoices; confirm all services are billed; collect payments (cash/Mobile Money/Orange Money); issue receipts; record payments; hand over cash, supporting documents and the Daily Cash Report.

·       External communication & clinic image: Respond to WhatsApp/social media messages politely; post daily promotional content on WhatsApp status with approval; support official social media content; draft client message for validation and broadcast; maintain a clean and professional appearance and tone.

·       Insurance files: Submit completed insurance invoices/files; maintain a daily tracker of insured patients and status; flag missing documents and recurring insurer issues; respect internal deadlines.

·       Professional conduct, ethics & integrity: Remain respectful and calm even with difficult clients; High level of integrity: e.g., zero tolerance for extra money or missing receipts; never falsify invoices or manipulate stock; report any billing/stock/theft or reputational risk immediately.

Expected Results

·       Professional, reassuring and confidential reception from patient entry.

·       Waiting area remains calm, clean and safe; emergencies identified and escalated quickly.

·       Accurate patient registration; well-organized appointments and timely patient follow-up.

·       Correct and complete invoices; clean cash handling with Daily Cash Report.

·       Complete and well-managed insurance files with required supporting documents.

Minimum Qualifications & Skills

·       Strong computer skills (typing, email, MS Office) and ability to learn an electronic medical system quickly.

·       Excellent communication and customer-service skills; professional phone etiquette.

·       High integrity, attention to detail, and ability to handle cash responsibly.

·       Strong sense of confidentiality and medical ethics; teamwork and ability to work under pressure.

·       Bilingual - French and English is a strong advantage.

How to Apply

Submit your application (CV with at least 2 referees, cover letter, copies of diplomas/certificates, and a copy of your ID) by e-mail to : serenitymedc@gmail.com Applications are reviewed on a rolling basis until the position is filled.

SERENITY MEDICAL CENTER

AVIS DE RECRUTEMENT

Secrétaire Médicale

Serenity Medical Center est une clinique privée centrée sur le patient, située en face de Maison Damas à Yaoundé. Nous recrutons une Secrétaire Médicale professionnelle, courtoise et rigoureuse, pour garantir une excellente expérience patient et un bon fonctionnement administratif.

Responsabilités principales

·       Accueil & orientation : Accueil chaleureux ; orientation vers le bon service ; surveillance de la salle d’attente et alerte immédiate de l’infirmière en cas d’urgence ; réponse téléphonique calme et professionnelle.

·       Confidentialité : Protection stricte de la vie privée ; ne pas partager les informations des patients en dehors de l’équipe soignante.

·       Enregistrement des patients (système médical électronique): Enregistrer tous les patients; saisir correctement les données et le motif; vérifier l’enregistrement avant la prise des paramètres.

·       Rendez-vous, rappels & suivi après soins : Planifier les rendez-vous ; envoyer des rappels (appel/WhatsApp) ; faire le suivi après les soins et signaler tout cas urgent à la Surveillante Générale (SG).

·       Facturation, encaissement & remise de caisse : Préparer des factures détaillées ; vérifier que tous les soins sont inclus ; encaisser (espèces/Mobile Money/Orange Money) ; délivrer les reçus ; enregistrer les paiements ; remettre caisse, justificatifs et Rapport Quotidien de Caisse ; et signaler immédiatement refus de payer/plainte grave/suspicion de fraude.

·       Communication externe & image de la clinique : Répondre aux messages WhatsApp/réseaux sociaux avec politesse ; publier quotidiennement du contenu promotionnel (avec accord) ; contribuer aux contenus des pages officielles ; rédaction et diffusion de messages ; tenue propre et ton calme.

·       Dossiers assurances : Transmettre les dossiers/factures assurance complétés ; tenir un suivi quotidien des patients assurés et du statut ; signaler documents manquants et problèmes répétés ; respecter les délais internes.

·       Conduite professionnelle, éthique & intégrité : Rester respectueuse et calme ; tolérance zéro pour argent en plus ou absence de reçu ; ne jamais falsifier facture ni manipuler stock ; signaler immédiatement tout risque (facturation/stock/suspicion de vol/atteinte à l’image).

Résultats attendus

·       Accueil professionnel, rassurant et confidentiel dès l’entrée du patient.

·       Salle d’attente propre, calme et sûre ; urgences signalées rapidement.

·       Patients bien enregistrés ; rendez-vous bien organisés ; suivi patient réalisé à temps.

·       Factures exactes et complètes ; paiements encaissés proprement avec Rapport Quotidien de Caisse.

·       Dossiers d’assurances complets, avec facturations et pièces justificatives disponibles.

Profil recherché (qualifications & compétences)

·       Bonne maîtrise de l’outil informatique (saisie, email, MS Office) et capacité à apprendre rapidement un système médical électronique.

·      Une formation dans le domaine de la santé et/ou une expérience préalable en milieu médical constitue un atout 

·       Excellente communication et sens du service ; bonne étiquette téléphonique.

·       Honnêteté, rigueur, sens du détail ; capacité à gérer la caisse avec responsabilité.

·       Respect strict de la confidentialité et de l’éthique ; esprit d’équipe ; capacité à travailler sous pression.

·       Bilinguisme français-anglais : atout important.

Candidature

Déposer votre dossier (CV avec au minimum 2 références, lettre de motivation, copies des diplômes/attestations et copie de la CNI) par courriel à : serenitymedc@gmail.com . Les candidatures sont examinées au fur et à mesure, jusqu’au recrutement du/de la candidat(e) retenu(e).